盤點品牌策劃之企業(yè)會展策劃和相關流程
大家對于展會肯定不陌生，比如每年在深圳舉辦的“深圳高交會”、“深圳時裝周”、“文博會”、“深圳家具展”、“深圳婚博會”、“深圳動漫展”等，都吸引了大量的群眾前去觀看，然后大家去到展會現(xiàn)場，往往能看到幾十甚至上百家行業(yè)相關的企業(yè)來參展，大部分企業(yè)或組織一般會租賃2-3天的展位，擺放好旗艦產(chǎn)品，然后在公眾號發(fā)布一篇《xx品牌在xx展會大放異彩爭奇斗艷》的軟文走個流程，而有的品牌則會精心策劃，布置展會現(xiàn)場，呈現(xiàn)精彩有料的創(chuàng)意節(jié)目，成為展會上最為吸睛的亮點，吸引眾多游客駐足觀看。那么，面對大大小小不同行業(yè)的展會，企業(yè)應該如何進行會展活動策劃呢？
一、市場調(diào)研
不同的展會有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機構主導，有的是民間組織發(fā)起，不同的展會活動有不同的影響力，不同的展位的價格是怎樣，現(xiàn)場人流量有多少，參與企業(yè)有多少家，要對不同的展會做好市場調(diào)研，選擇效果最好的幾家展會去參加就可以了。
比如深圳時裝周就是由深圳市人民政府主辦、深圳市經(jīng)濟貿(mào)易和信息化委員會組織承辦，已經(jīng)舉辦了四屆，每年開幕式政府領導都會親自出席，是一項具有重要行業(yè)影響力的活動，在廣東的大部分服裝企業(yè)都會參與，是一個非常好的品牌展示和曝光的機會，也能幫助企業(yè)發(fā)掘招商合作。
值得一提的是，有些展會對于參與企業(yè)的資質(zhì)審核會特別久，需要提前半年甚至一年做好商務洽談并提交相關材料，這些是需要特別注意的。
二、制定方案
確定參與展會后，就需要制定詳細的活動方案，包括參展活動的主題、流程、目的、時間、參展范圍、展示品、會展活動、布置方案、差旅方案、現(xiàn)場人員、預算、宣傳通稿等。
在活動流程上，要根據(jù)預算合理安排，比如在汽車展上企業(yè)就可以安排汽車攝影展覽、車模走秀、試乘試駕、門票抽獎、汽車知識有獎問題、網(wǎng)紅表演等。除此之外，還可以安排商務洽談、招商引資、高峰論壇、新款車型展示、性能展示等環(huán)節(jié)。
三、確定人員并培訓
根據(jù)活動規(guī)模選擇具體要帶的人數(shù)，比如小型展位，帶3人左右即可，一個領導+兩名員工，分別負責物料擺放、商務接待、合作洽談等事宜，但如果展位較大，還準備了其他環(huán)節(jié)，就要多帶一些人員，去負責不同的事務。另外，對于展會現(xiàn)場的接待和咨詢，要對員工做好專門的話術培訓，展現(xiàn)更好的企業(yè)形象。
四、物料準備
制作好相關海報、準備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊、名片、DM單、展會宣傳片、招商手冊、客戶參展邀請函、企業(yè)會刊、登記手冊、參展產(chǎn)品等，如果要布置舞臺，還要準備相應的配套設施如燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請表演人員和主持人。
五、展臺布置及展示
對于企業(yè)來說，展會是一個很好的進行產(chǎn)品展示、吸納經(jīng)銷商、尋求合作的平臺，所以就算展會行業(yè)越發(fā)不景氣，但依然有部分企業(yè)會花費幾十萬甚至上百萬預算去參加展會。在展會現(xiàn)場，大部分企業(yè)的布置方式較為傳統(tǒng)，一張咨詢臺，然后擺放好貨架展示產(chǎn)品，在擺放幾張桌椅方便客戶過來進行商談，還有就是將各類小禮品醒目的擺放在咨詢臺上，方便發(fā)放給前來參展的游客（前提是掃碼關注公眾號）。
小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比較豐富和具體了，比如服裝展上，有些品牌會安排T臺，請一些國內(nèi)外模特定時展示品牌的當季流行新品，還會設置一些VR選款機，方便顧客預覽自己穿上某件款型的具體效果，然后還有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，總之，具體展位的布置要看方案如何設置。
六、商務洽談
涉及到商務洽談環(huán)節(jié)，要做好相關的接待工作，比如核心客戶過來，是否要安排相應的差旅和住宿飲食，然后現(xiàn)場的話，要涉及到登記、咨詢、引導、客戶接送等服務，對于其他潛在客戶，也要做好相應的商務禮儀，由企業(yè)高層出面會見和洽淡，發(fā)放好企業(yè)相關的紀念品等。
七、媒體宣傳
一方面，展會本身會通過電視、報紙、廣播、雜志、專業(yè)垂直媒體、門戶網(wǎng)站等渠道對展會進行多方面的預熱，那么企業(yè)可以通過與組委會達成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進行品牌露出，達到預熱的宣傳效果。另一方面，企業(yè)可以通過自己的渠道去進行預熱，比如公眾號、搜狐號、新浪微博等自媒體，另外還可以尋找當?shù)氐纳蠲襟w開展宣傳合作進行推廣，比如在深圳的展會就可以尋找深圳在線、深圳本地寶、深圳吃喝等自媒體。
在展會參加時、結束后，都可以通過以上方式進行跟進報道，進行企業(yè)和品牌的宣傳，對活動亮點、現(xiàn)場人氣、客戶認可、合作開展等方面進行闡述，樹立企業(yè)良好形象。
八、活動預算
參加展會的整個預算要看具體活動方案的大小，有的企業(yè)可能花費幾萬元就搞定了，而有的企業(yè)則會花費幾十萬甚至上百萬。會展活動的預算主要包括以下幾個方面：展位費用、交通出行、參展禮品、特色活動、兼職人員工資、住宿費、餐飲費、宣傳資料印刷費、活動物料采購、媒體宣傳費等。
九、活動評估和復盤
會展活動結束后，要對活動整體進行數(shù)據(jù)整理和總結，比如接待了多少客戶、聯(lián)系到了多少潛在客戶、微信公眾號漲粉數(shù)、媒體發(fā)稿數(shù)量、品牌露出數(shù)據(jù)、會展活動軟文閱讀數(shù)等，都要做好記錄并存檔，然后對活動的整體效果進行總結，尋求可優(yōu)化的方案，方便下次呈現(xiàn)出更好的展會效果。
來源丨公關之家，作者丨404號房客
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