公關實操手冊丨如何應對品牌新聞發布會的突發情況？
俗話說“天有不測風云”，發布會也是如此，但這不意味著我們真要等到意外發生了再去思考如何應對，在方案策劃時，除了要做好良好的細節安排和完善的流程，我們更應該考慮好各種突發意外的應急處理措施，做好萬全的準備，才能保證發布會的執行和效果。那么實際的實施過程中會有哪些突發意外呢？又該如何應對呢？
一、現場混入“會蟲”
由于現場人數眾多，難免有一些居心不良的人混入現場，比如假冒媒體記者領取資料和禮品，或者假冒圈內人士結交大V名人拍照合影等，面對這種“會蟲”，我們一方面要做好甄別，一方面要做好防范。
首先，對于那種進入會場沒有第一時間簽到而是到處觀望、或者到簽到臺偷看簽到表再報家門的人要警惕，要主動核實信息確認身份，其次，對旁敲側擊詢問發布會禮品的人、不愿意出示名片或者名片模糊不清晰的也要認真核查。
除了做好甄別工作，發布會簽到表上可以只寫媒體名稱，不寫上媒體記者具體姓名。對于身份模糊的可疑人員，為了避免尷尬和冒犯，可以請對方告知所屬單位和姓名，然后出示名片，如果對方說沒有攜帶，那么就聯系所屬單位的人員確認，或者將熟知此單位的工作人員來識別。
二、領導嘉賓突然消失
等到主持人有請領導嘉賓上臺出席啟動儀式時，卻發現少了幾個重要領導時是最頭痛的，所以，要提前盯著接下來要出場的幾位大佬。如果發現在現場突然消失，趕緊安排人員去廁所、會議室、樓道抽煙點找，然后打電話給司機確認領導是否還在現場，如果時間緊急還沒找到，就第一時間通知主持人，在后續的報幕中不要念這幾個領導和嘉賓的名字，或者尋找可替代的高層頂替上去。
三、主持人報錯流程
主持人也會存在失誤的狀況，比如報錯流程，然后后臺工作人員一臉問號，怎么就到這個環節了嗎？與劇本不一樣啊！面對這種尷尬狀況，一方面要看主持人的專業素養，一方面要看現場工作人員的臨場反映和配合。優秀的主持人會以機智幽默的形式自行救場，那如果很難救場，那就只能按照錯誤的劇本走，然后后臺的工作人員趕緊根據主持人的“口誤”去做出相應的安排并通知對應的人員。
四、現場人數過少
一場新品發布會肯定是想得到盡可能多的關注的，不僅是在傳播上，更要體現在現場上。如果現場人數寥寥無幾，偌大的會場也就零星幾十個人存在，那么就顯得很尷尬了，而且在后續的通稿宣傳上，現場圖片和視頻也不太好放。
所以，一開始就建議業務部門和公關部門多邀請一些嘉賓過來，然后根據大概能來的嘉賓數去篩選發布會場地，這樣能大幅度避免場地太空的尷尬，再其次，現場人數還是不足，那就只能讓工作人員脫掉職業裝去場下湊數了，然后邀請工作人員的家人來現場觀看，再不濟把后排觀眾請到中前排去，再把后排桌椅撤掉擺上綠植等裝飾物，只要能營造一種現場人數集中人頭多的場景即可，不僅領導看了高興，更方便媒體取景用于后續宣傳。
五、現場進行產品展示結果產品出BUG
如果現場出現上面這些狀況算翻車慘案，那么新品演示出BUG就算自爆慘案了。試想以下，大家都在期待這場新品發布會的主題——新產品，結果新產品就倒在了演示會的現場，尷尬程度可想而知。這種狀況很難應對，只能看主持人打圓場的功力，然后跟現場媒體溝通好，盡量不要報道這種負面狀況。
除了現場媒體外，現場觀眾肯定會走漏風聲，在行業內或者社交媒體上進行傳播，所以，很難應對，更多的還是要做好預防。比如，在產品發布前做好嚴謹的各項檢測，對演示樣機做好足夠數據樣本的測試，對bug要進行修復，再進行反復測試，要對bug環境做好標注，同時，要篩選出對新品足夠熟悉的專業人員上臺演示，就算出現狀況也能第一時間處理或者圓場，總之，要保證現場演示環節的圓滿成功。
六、現場出現抗議、反對的鬧事者
新品發布會最怕的就是鬧事的，可能是競爭對手，或者是對企業存在敵意或者有誤會、成見的，在開會的時候前來砸場，比如舉抗議、反對的牌子，比如大聲喧嘩，辱罵公司領導人、編造企業黑歷史等，導致現場注意力被吸引，媒體不再將注意力放在發布會上，而是轉向鬧事者，這種情況下一定要冷靜、迅速的應對。
首先，出動保安將鬧事者“請離”現場，如果保安還未到位，那么先由公司男同事出面進行警告并請出現場。然后，主持人要作出合適的應對，將現場的注意力重新轉換到發布會上，忽略掉這些不和諧的插曲。其次，公關部門要協同處理，對于鬧事者要做好溝通工作，了解對方的利益訴求和目的，安撫對方情緒，避免事態升級，如果能第一時間處理對方的需求，那么就現場解決，確保他們不會再次回到現場。同時，公關部門要做好媒體方面的工作，說服媒體朋友淡化或者不報道此次事件，如果媒體想要跟進或了解情況，那么根據具體事件去判斷是否要告知實情和處理進程。
七、記者提問環節問到尷尬、尖銳、隱私問題
新品發布會可能是企業一年到頭最受關注的時間點了，那么企業的整體表現就尤為重要，對企業形象的樹立起著關鍵作用。比如在采訪環節，有記者問到了一些尖銳、隱私的問題，那么應當作出如何應對？
首先，應對的話有兩種，一種是不予理睬式，由旁邊的采訪環節主持人判定此問題與發布會無關或者不方便回應，有請記者提出下一個問題；另一種是機智回應，通過轉換焦點、暗示、講段子等形式去回應這種尷尬提問。前者是一種中庸的做法，但也比較保險，至少不會犯錯，而第二種則是“富貴險中求”的做法，對發言人的臨場反應、表達能力有很高的要求，回應得當能給企業形象加分不少。
另外，在這種尷尬情況的預防上，可以事先邀請關系較好的媒體前來參與，另外，有的企業為了避免尷尬話題，會提前準備好媒體采訪問題，讓媒體自己選1-2個進行現場提問。這種做法當然比較保險，但一般不太建議。另外，對于提出尖銳問題的媒體也不要拉入黑名單，而是應該主動溝通，了解情況，以“大胸懷”化解成見，去修復媒體關系。
八、現場有人“扔礦泉水瓶”
李彥宏在百度AI開發者大會演講過程中被潑水的事件大家應該還有印象，當自家領導在臺上侃侃而談時，突然有好事者扔臭鞋、礦泉水瓶，那么主持人、安保部門和公關部門就應該緊急行動了。
首先安保人員盡快確定鬧事者，在不引起更大動靜的前提下將其帶離現場，同時公關部門引導媒體盡量不要拍照，并確認領導個人情況，沒有導致衣服弄臟甚至受傷的情況下，可以繼續上臺活動，由主持人或領導打圓場一筆帶過；如果個人情況受到影響，比如需要更換著裝，需要由主持人出面宣布發布會的暫停或終止。
然后，與鬧事者做好溝通，了解對方的訴求、目的，如果對方有合理訴求，那么就要及時表態，如果對方對處理結果表示滿意，要做好錄音、照片、書面協議、視頻的記錄。會后，做好媒體的溝通，希望媒體的淡化或公正報道，將重心放在發布會上，不要對事件進行揣測、渲染或放大。
對于已經發出的報道和網絡上的輿論要進行檢測，要對事件進行積極、正面的引導，對于已經處理的結果，視情況可以公布給相關媒體，并利用企業賬號發布信息，維護企業形象。對于溝通不順利的狀況，也要以真誠、冷靜的態度去處理，表明態度，公布進程，統一對外口徑。
九、天氣突發變動
天氣確實能提前預測，但并非百分百準確。在活動策劃時，預定的日期可能是提前一個月制定的，那么到當天誰也不能保證一定是晴空萬里。所以，策劃者要經常查看天氣預報，對可能發生的天氣做好備選方案。
1、如果看天氣預報說當日降雨概率大，那么要么延期舉辦發布會，要么將會場轉移至室內。這兩種情況變化要及時通知到各個媒體和嘉賓。
2、如果當日下雨，那么準備好相應的雨具，邀請所有嘉賓進入室內，如果風不大，而室內又沒有合適的場地，那么可以搭建臨時雨棚，在原來的地點繼續開展發布會。
十、現場電源跳閘
發布會對電源的穩定供給要求很高，必須提前確定供電情況，保證現場不會翻車。同時，還要對市供電部門做好溝通，并對臨時斷電做好備選方案，比如啟動發電機，使用備用電源。
十一、消防隱患
發布會除了電源外，還有禮炮等不安全因素，加上現場人數眾多，可能引發安全事故，要做好消防隱患的考慮。不僅要檢查各種線路、安全滅火裝置，還有與物業、消防隊做好協調，設置現場現場調控總負責人，預留消防通道，方便緊急疏散人群。
十二、現場安保
發布會設置在戶外時，要與當地市容部門提前做好溝通，得到相關許可。由于發布會現場會吸引眾多群眾，要安排好相關安保工作，如果自身安保力量不夠，可以聘請安保公司的專業人員，對現場進行疏導、監管，避免現場擁擠混亂的狀況，讓整場活動有秩序、安全地開展。
十三、應急措施
除了上述突發情況外，還存在提詞器失靈、禮炮啞炮、背景音樂給錯、筆記本電腦死機等各種狀況，都要做好相應的備選方案和應對，比如禮炮可以多準備幾幅、筆記本電腦準備兩個、備份文件放在U盤等。
不難看出，一場發布會完全按照“劇本”走是不大可能的，那么為了保證策劃的完美實施，我們不僅要考慮到各種細節和流程安排，更要具備突發狀況的應變能力，并做好備選方案，只有全面的準備才能應對可能冒出的各種“考驗”，才能成就一場不翻車的發布會。
來源丨公關之家，作者丨404號房客
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