俗話說(shuō)“天有不測(cè)風(fēng)云”，發(fā)布會(huì)也是如此，但這不意味著我們真要等到意外發(fā)生了再去思考如何應(yīng)對(duì)，在方案策劃時(shí)，除了要做好良好的細(xì)節(jié)安排和完善的流程，我們更應(yīng)該考慮好各種突發(fā)意外的應(yīng)急處理措施，做好萬(wàn)全的準(zhǔn)備，才能保證發(fā)布會(huì)的執(zhí)行和效果。那么實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中會(huì)有哪些突發(fā)意外呢？又該如何應(yīng)對(duì)呢？

一、現(xiàn)場(chǎng)混入“會(huì)蟲(chóng)”

由于現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)眾多，難免有一些居心不良的人混入現(xiàn)場(chǎng)，比如假冒媒體記者領(lǐng)取資料和禮品，或者假冒圈內(nèi)人士結(jié)交大V名人拍照合影等，面對(duì)這種“會(huì)蟲(chóng)”，我們一方面要做好甄別，一方面要做好防范。

首先，對(duì)于那種進(jìn)入會(huì)場(chǎng)沒(méi)有第一時(shí)間簽到而是到處觀望、或者到簽到臺(tái)偷看簽到表再報(bào)家門(mén)的人要警惕，要主動(dòng)核實(shí)信息確認(rèn)身份，其次，對(duì)旁敲側(cè)擊詢問(wèn)發(fā)布會(huì)禮品的人、不愿意出示名片或者名片模糊不清晰的也要認(rèn)真核查。

除了做好甄別工作，發(fā)布會(huì)簽到表上可以只寫(xiě)媒體名稱，不寫(xiě)上媒體記者具體姓名。對(duì)于身份模糊的可疑人員，為了避免尷尬和冒犯，可以請(qǐng)對(duì)方告知所屬單位和姓名，然后出示名片，如果對(duì)方說(shuō)沒(méi)有攜帶，那么就聯(lián)系所屬單位的人員確認(rèn)，或者將熟知此單位的工作人員來(lái)識(shí)別。

二、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓突然消失

等到主持人有請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓上臺(tái)出席啟動(dòng)儀式時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)少了幾個(gè)重要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)是最頭痛的，所以，要提前盯著接下來(lái)要出場(chǎng)的幾位大佬。如果發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)突然消失，趕緊安排人員去廁所、會(huì)議室、樓道抽煙點(diǎn)找，然后打電話給司機(jī)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)是否還在現(xiàn)場(chǎng)，如果時(shí)間緊急還沒(méi)找到，就第一時(shí)間通知主持人，在后續(xù)的報(bào)幕中不要念這幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的名字，或者尋找可替代的高層頂替上去。

三、主持人報(bào)錯(cuò)流程

主持人也會(huì)存在失誤的狀況，比如報(bào)錯(cuò)流程，然后后臺(tái)工作人員一臉問(wèn)號(hào)，怎么就到這個(gè)環(huán)節(jié)了嗎？與劇本不一樣啊！面對(duì)這種尷尬狀況，一方面要看主持人的專業(yè)素養(yǎng)，一方面要看現(xiàn)場(chǎng)工作人員的臨場(chǎng)反映和配合。優(yōu)秀的主持人會(huì)以機(jī)智幽默的形式自行救場(chǎng)，那如果很難救場(chǎng)，那就只能按照錯(cuò)誤的劇本走，然后后臺(tái)的工作人員趕緊根據(jù)主持人的“口誤”去做出相應(yīng)的安排并通知對(duì)應(yīng)的人員。

四、現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)過(guò)少

一場(chǎng)新品發(fā)布會(huì)肯定是想得到盡可能多的關(guān)注的，不僅是在傳播上，更要體現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)上。如果現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)寥寥無(wú)幾，偌大的會(huì)場(chǎng)也就零星幾十個(gè)人存在，那么就顯得很尷尬了，而且在后續(xù)的通稿宣傳上，現(xiàn)場(chǎng)圖片和視頻也不太好放。

所以，一開(kāi)始就建議業(yè)務(wù)部門(mén)和公關(guān)部門(mén)多邀請(qǐng)一些嘉賓過(guò)來(lái)，然后根據(jù)大概能來(lái)的嘉賓數(shù)去篩選發(fā)布會(huì)場(chǎng)地，這樣能大幅度避免場(chǎng)地太空的尷尬，再其次，現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)還是不足，那就只能讓工作人員脫掉職業(yè)裝去場(chǎng)下湊數(shù)了，然后邀請(qǐng)工作人員的家人來(lái)現(xiàn)場(chǎng)觀看，再不濟(jì)把后排觀眾請(qǐng)到中前排去，再把后排桌椅撤掉擺上綠植等裝飾物，只要能營(yíng)造一種現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)集中人頭多的場(chǎng)景即可，不僅領(lǐng)導(dǎo)看了高興，更方便媒體取景用于后續(xù)宣傳。

五、現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行產(chǎn)品展示結(jié)果產(chǎn)品出BUG

如果現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)上面這些狀況算翻車慘案，那么新品演示出BUG就算自爆慘案了。試想以下，大家都在期待這場(chǎng)新品發(fā)布會(huì)的主題——新產(chǎn)品，結(jié)果新產(chǎn)品就倒在了演示會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)，尷尬程度可想而知。這種狀況很難應(yīng)對(duì)，只能看主持人打圓場(chǎng)的功力，然后跟現(xiàn)場(chǎng)媒體溝通好，盡量不要報(bào)道這種負(fù)面狀況。

除了現(xiàn)場(chǎng)媒體外，現(xiàn)場(chǎng)觀眾肯定會(huì)走漏風(fēng)聲，在行業(yè)內(nèi)或者社交媒體上進(jìn)行傳播，所以，很難應(yīng)對(duì)，更多的還是要做好預(yù)防。比如，在產(chǎn)品發(fā)布前做好嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母黜?xiàng)檢測(cè)，對(duì)演示樣機(jī)做好足夠數(shù)據(jù)樣本的測(cè)試，對(duì)bug要進(jìn)行修復(fù)，再進(jìn)行反復(fù)測(cè)試，要對(duì)bug環(huán)境做好標(biāo)注，同時(shí)，要篩選出對(duì)新品足夠熟悉的專業(yè)人員上臺(tái)演示，就算出現(xiàn)狀況也能第一時(shí)間處理或者圓場(chǎng)，總之，要保證現(xiàn)場(chǎng)演示環(huán)節(jié)的圓滿成功。

六、現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)抗議、反對(duì)的鬧事者

新品發(fā)布會(huì)最怕的就是鬧事的，可能是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，或者是對(duì)企業(yè)存在敵意或者有誤會(huì)、成見(jiàn)的，在開(kāi)會(huì)的時(shí)候前來(lái)砸場(chǎng)，比如舉抗議、反對(duì)的牌子，比如大聲喧嘩，辱罵公司領(lǐng)導(dǎo)人、編造企業(yè)黑歷史等，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)注意力被吸引，媒體不再將注意力放在發(fā)布會(huì)上，而是轉(zhuǎn)向鬧事者，這種情況下一定要冷靜、迅速的應(yīng)對(duì)。

首先，出動(dòng)保安將鬧事者“請(qǐng)離”現(xiàn)場(chǎng)，如果保安還未到位，那么先由公司男同事出面進(jìn)行警告并請(qǐng)出現(xiàn)場(chǎng)。然后，主持人要作出合適的應(yīng)對(duì)，將現(xiàn)場(chǎng)的注意力重新轉(zhuǎn)換到發(fā)布會(huì)上，忽略掉這些不和諧的插曲。其次，公關(guān)部門(mén)要協(xié)同處理，對(duì)于鬧事者要做好溝通工作，了解對(duì)方的利益訴求和目的，安撫對(duì)方情緒，避免事態(tài)升級(jí)，如果能第一時(shí)間處理對(duì)方的需求，那么就現(xiàn)場(chǎng)解決，確保他們不會(huì)再次回到現(xiàn)場(chǎng)。同時(shí)，公關(guān)部門(mén)要做好媒體方面的工作，說(shuō)服媒體朋友淡化或者不報(bào)道此次事件，如果媒體想要跟進(jìn)或了解情況，那么根據(jù)具體事件去判斷是否要告知實(shí)情和處理進(jìn)程。

七、記者提問(wèn)環(huán)節(jié)問(wèn)到尷尬、尖銳、隱私問(wèn)題

新品發(fā)布會(huì)可能是企業(yè)一年到頭最受關(guān)注的時(shí)間點(diǎn)了，那么企業(yè)的整體表現(xiàn)就尤為重要，對(duì)企業(yè)形象的樹(shù)立起著關(guān)鍵作用。比如在采訪環(huán)節(jié)，有記者問(wèn)到了一些尖銳、隱私的問(wèn)題，那么應(yīng)當(dāng)作出如何應(yīng)對(duì)？

首先，應(yīng)對(duì)的話有兩種，一種是不予理睬式，由旁邊的采訪環(huán)節(jié)主持人判定此問(wèn)題與發(fā)布會(huì)無(wú)關(guān)或者不方便回應(yīng)，有請(qǐng)記者提出下一個(gè)問(wèn)題；另一種是機(jī)智回應(yīng)，通過(guò)轉(zhuǎn)換焦點(diǎn)、暗示、講段子等形式去回應(yīng)這種尷尬提問(wèn)。前者是一種中庸的做法，但也比較保險(xiǎn)，至少不會(huì)犯錯(cuò)，而第二種則是“富貴險(xiǎn)中求”的做法，對(duì)發(fā)言人的臨場(chǎng)反應(yīng)、表達(dá)能力有很高的要求，回應(yīng)得當(dāng)能給企業(yè)形象加分不少。

另外，在這種尷尬情況的預(yù)防上，可以事先邀請(qǐng)關(guān)系較好的媒體前來(lái)參與，另外，有的企業(yè)為了避免尷尬話題，會(huì)提前準(zhǔn)備好媒體采訪問(wèn)題，讓媒體自己選1-2個(gè)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)。這種做法當(dāng)然比較保險(xiǎn)，但一般不太建議。另外，對(duì)于提出尖銳問(wèn)題的媒體也不要拉入黑名單，而是應(yīng)該主動(dòng)溝通，了解情況，以“大胸懷”化解成見(jiàn)，去修復(fù)媒體關(guān)系。

八、現(xiàn)場(chǎng)有人“扔礦泉水瓶”

李彥宏在百度AI開(kāi)發(fā)者大會(huì)演講過(guò)程中被潑水的事件大家應(yīng)該還有印象，當(dāng)自家領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上侃侃而談時(shí)，突然有好事者扔臭鞋、礦泉水瓶，那么主持人、安保部門(mén)和公關(guān)部門(mén)就應(yīng)該緊急行動(dòng)了。

首先安保人員盡快確定鬧事者，在不引起更大動(dòng)靜的前提下將其帶離現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)公關(guān)部門(mén)引導(dǎo)媒體盡量不要拍照，并確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人情況，沒(méi)有導(dǎo)致衣服弄臟甚至受傷的情況下，可以繼續(xù)上臺(tái)活動(dòng)，由主持人或領(lǐng)導(dǎo)打圓場(chǎng)一筆帶過(guò)；如果個(gè)人情況受到影響，比如需要更換著裝，需要由主持人出面宣布發(fā)布會(huì)的暫停或終止。

然后，與鬧事者做好溝通，了解對(duì)方的訴求、目的，如果對(duì)方有合理訴求，那么就要及時(shí)表態(tài)，如果對(duì)方對(duì)處理結(jié)果表示滿意，要做好錄音、照片、書(shū)面協(xié)議、視頻的記錄。會(huì)后，做好媒體的溝通，希望媒體的淡化或公正報(bào)道，將重心放在發(fā)布會(huì)上，不要對(duì)事件進(jìn)行揣測(cè)、渲染或放大。

對(duì)于已經(jīng)發(fā)出的報(bào)道和網(wǎng)絡(luò)上的輿論要進(jìn)行檢測(cè)，要對(duì)事件進(jìn)行積極、正面的引導(dǎo)，對(duì)于已經(jīng)處理的結(jié)果，視情況可以公布給相關(guān)媒體，并利用企業(yè)賬號(hào)發(fā)布信息，維護(hù)企業(yè)形象。對(duì)于溝通不順利的狀況，也要以真誠(chéng)、冷靜的態(tài)度去處理，表明態(tài)度，公布進(jìn)程，統(tǒng)一對(duì)外口徑。

九、天氣突發(fā)變動(dòng)

天氣確實(shí)能提前預(yù)測(cè)，但并非百分百準(zhǔn)確。在活動(dòng)策劃時(shí)，預(yù)定的日期可能是提前一個(gè)月制定的，那么到當(dāng)天誰(shuí)也不能保證一定是晴空萬(wàn)里。所以，策劃者要經(jīng)常查看天氣預(yù)報(bào)，對(duì)可能發(fā)生的天氣做好備選方案。

1、如果看天氣預(yù)報(bào)說(shuō)當(dāng)日降雨概率大，那么要么延期舉辦發(fā)布會(huì)，要么將會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)移至室內(nèi)。這兩種情況變化要及時(shí)通知到各個(gè)媒體和嘉賓。

2、如果當(dāng)日下雨，那么準(zhǔn)備好相應(yīng)的雨具，邀請(qǐng)所有嘉賓進(jìn)入室內(nèi)，如果風(fēng)不大，而室內(nèi)又沒(méi)有合適的場(chǎng)地，那么可以搭建臨時(shí)雨棚，在原來(lái)的地點(diǎn)繼續(xù)開(kāi)展發(fā)布會(huì)。

十、現(xiàn)場(chǎng)電源跳閘

發(fā)布會(huì)對(duì)電源的穩(wěn)定供給要求很高，必須提前確定供電情況，保證現(xiàn)場(chǎng)不會(huì)翻車。同時(shí)，還要對(duì)市供電部門(mén)做好溝通，并對(duì)臨時(shí)斷電做好備選方案，比如啟動(dòng)發(fā)電機(jī)，使用備用電源。

十一、消防隱患

發(fā)布會(huì)除了電源外，還有禮炮等不安全因素，加上現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)眾多，可能引發(fā)安全事故，要做好消防隱患的考慮。不僅要檢查各種線路、安全滅火裝置，還有與物業(yè)、消防隊(duì)做好協(xié)調(diào)，設(shè)置現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控總負(fù)責(zé)人，預(yù)留消防通道，方便緊急疏散人群。

十二、現(xiàn)場(chǎng)安保

發(fā)布會(huì)設(shè)置在戶外時(shí)，要與當(dāng)?shù)厥腥莶块T(mén)提前做好溝通，得到相關(guān)許可。由于發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)吸引眾多群眾，要安排好相關(guān)安保工作，如果自身安保力量不夠，可以聘請(qǐng)安保公司的專業(yè)人員，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行疏導(dǎo)、監(jiān)管，避免現(xiàn)場(chǎng)擁擠混亂的狀況，讓整場(chǎng)活動(dòng)有秩序、安全地開(kāi)展。

十三、應(yīng)急措施

除了上述突發(fā)情況外，還存在提詞器失靈、禮炮啞炮、背景音樂(lè)給錯(cuò)、筆記本電腦死機(jī)等各種狀況，都要做好相應(yīng)的備選方案和應(yīng)對(duì)，比如禮炮可以多準(zhǔn)備幾幅、筆記本電腦準(zhǔn)備兩個(gè)、備份文件放在U盤(pán)等。

不難看出，一場(chǎng)發(fā)布會(huì)完全按照“劇本”走是不大可能的，那么為了保證策劃的完美實(shí)施，我們不僅要考慮到各種細(xì)節(jié)和流程安排，更要具備突發(fā)狀況的應(yīng)變能力，并做好備選方案，只有全面的準(zhǔn)備才能應(yīng)對(duì)可能冒出的各種“考驗(yàn)”，才能成就一場(chǎng)不翻車的發(fā)布會(huì)。

來(lái)源丨公關(guān)之家，作者丨404號(hào)房客

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