廣告人時間總不夠？分享一個高效的生活管理法
作者：Lachel，來源：L先生說
原標題：2019年，我的極簡高效生活管理法
一、工作
許多朋友可能會覺得：我手里有那么多事情、項目要做，一定非常忙吧？日程表排得密不透風那種？
其實不是的。
我奉行一個原則，叫做「彈性原則」。什么意思呢？一件事情到了手上，我第一時間一定會去思考：
這件事情不做會有什么影響？能不能不做？
這件事情最晚什么時候需要完成？
我能否把它移交給別人？能否簡化掉任何部分？
我需要做到什么程度為止？60分、80分，還是100分？
在這種情況下，我會先對手上所有的事情做一個整體的檢視，再挑出那些不得不做的，給它們安排一個大致的時間范圍。
這就是我之前提到過的「全景思維」：一定不要著眼于每一件任務，而是不斷地把視角在「整體」和「局部」之間來回轉移，先對自己的一整周、一整天做一個大致規劃，做到心里有數，再集中精力，去處理那些「不得不做」的事。
因此，我這兩年進一步簡化了自己的工作管理清單，現在只留下這么三個：
本周安排：所有需要在這周內完成的事情
持續跟進：沒有時間限制，但需要時不時去跟進的事情
安排規劃：除此之外的其他事情
簡而言之，流程是：
1、當拿到一個新任務時，我會先用上面的「彈性原則」問一下，如果能不做，直接丟掉。
2、如果必須得做，我會去思考：它最晚的截止時間是多少？如果是本周，則留出一定的提前量（避免自己陷入「帕金森效應」），再把它排進「本周安排」，寫上具體的日子。
在丟進「本周安排」時，也有幾個 Tips：
（1）我會首先給自己每天預留大約4-5小時的時間。然后，預估這項任務所需要的時間，再看周一是否已經排滿。如果滿了，就看周二；如果也滿了，就看周三……以此類推。
（2）如果這項任務會「鎖住一段時間」（比如周六下午需要開一場會議），我會標上具體的時間段，告訴自己：這段時間已經被鎖住了，記得從每天的「預留時間」里扣除掉。
（3）如果這項工作沒有明確的截止時間，我就丟進「本周安排」，但不加日期。這樣當按日期排序時，它就會出現在「無日期」里，再見縫插針去做。
3、如果這個任務是一個長期的、跟進性質的事項（比如跟進外包出稿），那么就丟進「持續跟進」。
4、如果都不是，則扔進「安排規劃」里面。
5、然后，每周日，我會對所有「本周安排」里面的事情做一個總體回顧，再打開「安排規劃」，按照前面的流程，把所有有待完成的事項，繼續分門別類丟進這三個清單里面。
這樣的好處在于：一方面，你可以保持自己的任務清單非常清爽，能夠高效聚焦到「所有必須做的事情」上；另一方面，當你切換到「全景模式」時，你又能對大局有一個清晰的縱覽，對自己的時間分配心里有數。
可能有些朋友會記得我在《高效管理時間的秘訣，就在于這三個清單》中提到的「AFD 管理法」。這個方法被棄用了嗎？當然不是。我會用另一個維度 —— 標簽，來作區分。
簡而言之，所有的任務默認都是「Action」（行動）。而如果它屬于「Focused」（思考）或「Dessert」（恢復精力），就給它打上一個 F 或 D 的標簽。這樣，需要時，點擊標簽，就一覽無余了。
另一方面，標簽的另一個妙用，是用來作「情境篩選」。
比如我經常出門，那就會設一個標簽，叫做「在外」。平時需要出外做的事情，通通打上這么一個標簽。等我下次外出時，忙完手頭的事情，就會打開這個標簽，看一下，有什么事情可以順手解決掉。
再比如，我平時會收藏一些有趣有用的學習材料、文獻，但我不會把它們丟在收藏夾里，而是在任務清單建一個標簽，叫做「學習」。這樣，當我騰出整段時間時，打開這個標簽，就能看到所有「待學習」的資料。
再比如，我經常去深圳出差，那我甚至會新建一個標簽，叫做「深圳」。把所有想去的店、想逛的地方、想體驗的東西，全部打上標簽。這樣，就非常方便我按圖索驥。
簡而言之：我會用兩個維度對自己的任務進行拆分和安排。一個是清單，它是一個固定的分解，用來安排和規劃日程；另一個是標簽，它可以靈活按照自己的實際情況去設計，涵蓋所有可能涉及的情境，方便你第一時間做出篩選。
二、信息
在各位讀者向我咨詢的問題里，最常見的問題之一，就是：L先生，你究竟是怎么做自己的知識管理的？
其實說來慚愧，我不怎么做知識管理 —— 因為我所奉行的原則，是「流」的原則：
一切知識必須能夠流動起來，用起來，它才會產生價值。否則，就只會成為「死物」而已。
想一想，你有多少文章、鏈接、信息，堆積在倉庫里，從來不曾用過？
所以，我現在用的筆記結構，是我從「流」的特性出發，結合知識體系構建的原理，重新優化的「INK-P」筆記法。
具體而言，它分為 4 個筆記本：
Inbox（待處理）：所有一切接收到的信息，全部放在這里，再定期慢慢分發。
Note（備查）：從 Inbox 得來的知識點，當我把它補充完善之后，就把它做成一張知識卡片，存入 Note 里面。
Knowledge（主題）：對應著我在《如何自學一個領域？這里有一份全指南》中講的「主題」。簡單來說，它包含兩種：
一是我對一個小的主題的積累和闡述 —— 比如「行為遺傳學」和「為什么人會越來越狹隘」。但凡產生新的想法、獲得新的認知，我就把它們放進去，補全這個主題；
二是一些長期有效、需要時刻更新的東西。比如推薦給大家的書單，我常看的信息渠道（后面也會總結出來分享給大家），關注的全球大事件，等等。
最后，這些信息的歸宿，都會去到 Project（項目） 里面。一旦我覺得對一個主題的理解足夠完整了，得出了一些結論，我就把它移動到 P 里面，要么作為文章輸出出來，要么，作為一個方法論或方案，在實踐中試行，并把反饋、心得和注意點更新到這頁筆記里面。
另外還有一個筆記本，「歸檔」，下面會提。
這里著重提一下 Inbox。
它同樣有兩個作用。一方面，它作為一個收集箱而存在：我所有第一時間產生的想法、獲得的知識，包括靈感、備忘錄、讀書筆記，都會先丟到 Inbox 里面，等待分發。
另一方面，它又可以作為一個工作桌：放在 Inbox 里面的東西，就是我還沒有「完全處理妥」的信息。我只要打開 Inbox，就可以知道，我還有哪些信息需要處理，需要把它們用起來，或者內化。
舉個例子：我做智識營的時候，當我產生任何靈感時，我就會在 Inbox 里新建一頁筆記，把靈感寫上去，然后打個標簽「智識營」。
直到我將其中某幾頁筆記整合起來，完成一篇延伸閱讀，或者成為某一課的某個知識點，我再把新的這個產出，放到 P 里面，留著更新和備用；把這些原材料直接刪掉，或者從 I 里面放到「歸檔」筆記本里。
這就是一個完整的「流」：
1、所有的信息統一收集到 I 里面，并時刻提醒我，我還有多少信息「待處理」；
2、經過主題閱讀補充完善的信息，做成一張知識卡片，放進 N 里面，備查；
3、把若干張知識卡片整合起來的結果，或者需要時刻更新的內容，放到 K 里面；
4、最后，這些成果若是能夠實踐、輸出、應用，再轉移到 P 里面，成為一個「項目」。
更進一步，信息處理和任務清單，其實是必須要結合起來的。
比如：放進 P 里面的項目，我會把它進行拆解，分拆成可以行動的步驟，再寫進任務清單的「本周安排」里面。
舉個例子：我剛接觸到一款不錯的軟件，那么可能會在 P 里面新建一頁筆記，標題為「XX軟件使用體驗」。然后在前文的任務清單里寫上「試用XX軟件」和「記錄試用體驗」。
等我試用完成，我再把體驗和感受，更新到筆記本的「XX軟件使用體驗」里面。
這樣，就完成了一個流動的「流」，一個完整的閉環。
另外，我做任何筆記時，如果有一些行動的想法（比如查詢某個術語），我會標上「td」（表示 todo）。這樣，當我每天整理、檢閱時，搜一下「td」，就能找到所有需要采取的行動，再分門別類寫入任務清單里。
三、項目
這里的「項目」跟信息里面的 P 有什么區別呢？為什么要單獨拎出來呢？
你可以理解為：信息里面的 P，是小項目 —— 比如一篇文章的構思，一個軟件的試用……而這樣的「項目」，是大項目。它一般長達幾個月，有非常繁瑣的信息和任務，需要不斷去干預和跟進。
那么，我會在 P 里面，新建一頁筆記，叫做「項目總控」，把所有這樣的項目通過筆記內鏈放進去，作為一個總的索引。
然后，對每一個具體的大項目，我會再分別做一頁筆記，把它分成三部分：
跟進：需要我主動去做的事情。
記錄：每次有大的動作、或是取得了階段性成果，就把它的概況記下來。
備忘：跟項目相關的信息，方便及時查閱。
還是拿智識營為例。在我的「智識營2.0」項目筆記里面，「跟進」，可能就包含諸如：還有哪幾課的內容有待梳理；要加入哪些知識點；要出哪些資源分享和延伸閱讀……；「記錄」，可能就包含：幾月幾日完成某一課的錄制，哪些地方可能是重難點，等等。「備忘」，可能就包含比較重要的鏈接，比如大本營地址，課件下載地址，總索引地址，等等。這樣，這個項目進展到哪里，還有哪些要做的事情，就一目了然了。
下一步，就是把「項目」跟「工作」掛鉤起來。
這里，項目筆記里面的「跟進」，是我用來整理思路的地方。每次需要推進項目時，我就把腦子里的想法列出來，縱覽一遍。確實需要做的，寫入「任務清單」里面；其他存在的問題、障礙、可能性，留在「跟進」里面，等待我進一步去加工和處理。
同樣，在任務清單里，做完了一件事情，我會在每天結束前，對自己每天做一個回顧，再把重要的信息寫進「記錄」里面。
當一個項目徹底完成了，它里面的「跟進」和「記錄」，就會成為我復盤的絕佳工具，可以為我提供當時的經驗、思考和心路歷程；它的「備忘」，也很方便我進行鉤沉，找出之前用過的信息。
這時，我會給它的標題標上「已完成」，放進歸檔里面，或者留在 P 里面，以備不時之需。
四、生活
以上幾點，就是我生活里較為主要的部分。接下來聊聊一些輕松的。
1、日記
我會在每天晚上大約9-10點，對自己的一整天做一個回顧，記錄今天做的事情、學到的東西、留下的想法 —— 其實瞥一眼任務清單、項目筆記和 Inbox 就行了，很輕松。
這些日記放在哪兒呢？同樣，我會在筆記軟件新建一個筆記本，叫「日記」，再按照月份新建筆記：如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……
這里要給大家推薦的一個小習慣，是：我會在每一頁日記的最上方，留出一片空白，用來寫「每周精華」。
什么意思呢？當我結束這一天的學習和工作，我會把那些最重要的收獲和成長，寫在這個「每周精華」里面。直到完成一個月的日記，湊齊了4份「每周精華」，再在上面寫一個「每月精華」。里面留下的，就是這個月最精辟的總結和思考。
這樣，當我打開「2019.11」這一頁時，我先看到的是最上面的「每月精華」，再往下，是4個「每周精華」，接著往下，才是每一天的具體記述。
這可以非常有效地幫助你，對自己的生活進行總結、提煉和思考，更具體地看到自己每一天的成長。
2、財務
我自己試用過很多記賬法，但全部以失敗告終 —— 原因很簡單：我實在受不了這樣的生活：每一筆收入和支出都要巨細靡遺地寫下來，如果發現賬不平，就要去檢索自己的賬單，看漏了哪一筆……
對于我這樣的懶人來說，這實在太麻煩了。
所以，我現在的記賬思路，是這樣的：采用「預算編制法」。每年給自己編制一個預算，然后每周、每月統計一下支出，大概看一下有沒有超預算，就可以了。
這種思維，就叫做「黑箱思維」：我們把具體的出賬入賬看作一個黑箱，那么，只需要抓住起點（預算）和終點（總支出），就可以了。
具體怎么操作呢？
首先，一切支出都可以劃分為「固定支出」和「可變支出」。前者諸如房貸，車貸，孩子教育費用，長輩補貼家用……這些支出每年基本是穩定的，不會有太大變化。
而「可變支出」呢，其實也可以分為兩部分：正常值，以及異常值。
什么意思呢？其實，每個人的生活軌跡，大致都是趨于穩定的：每個月的吃穿用度，大抵會在一個平均值附近波動。所以我們主要跟蹤的，就是那些超出了「日常生活」的「大額支出」。
比如：朋友結婚的紅包，家里添置的電器，旅游費用，諸如此類。
所以，我的建議是：直接建立一張 Excel，分成三部分：
固定支出：每年所有的固定支出，直接算出一個總值。
大額支出：給自己設定一個閾值（比如500、1000），當每次產生超閾值的支出時，就記下來。
預算及日常支出。詳見下文。
第三點非常簡單。把所有可變支出綁定同一張銀行卡，或者同一個賬號。這樣，每個月做總結時，只需要看一下當月的「期初余額」+「轉入總額」，減去「期末余額」，再減去「大額支出」，就能看到自己這個月的「正常值」是多少。
用這套方法，你就可以擺脫繁瑣、無謂的記賬操作，任何時候審閱預算和實際消費，都能一目了然。
3、物品
每個人的家里肯定都有一堆物品。可能是你趁打折時淘來的囤貨，也可能是你旅行時收集的紀念品……它們或許有用，或許無用，但總是免不了要面臨一個問題：
家里的收納空間越來越滿，各種物品日益劇增；但需要用到某件東西的時候，卻老是找不到。
所以，我會建議你用一個「四象限整理法」，來處理家里的物品。
簡而言之，可以每個季度對所有物品做一次大整理，然后按照這個策略去歸類、行動：
再配上收納箱、收納盒，貼上標簽，就能做到井井有條了。
最后，附上一個簡單的流程梳理：
一切策略都要保持一個平衡：足夠輕巧，可以無需耗費腦力去踐行；同時又足夠完備，能夠對生活起到規范作用。
另外，也要切記一句話：
一切方法，最終一定要以「適合自己」為導向。
一定不是人去適應方法，而是方法去適應人。
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作者：Lachel。認知思維專家，多個跨界品牌創立者。
作者公眾號： L先生說（ID：lxianshengmiao）
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