活動策劃的三案兩表一個checklist
我以前做活動策劃方案的時候，會把所有的內容一股腦寫在策劃方案里，策劃方案就會包含很多內容，執行、人員分工、預算、物料，一個策劃方案紛繁復雜，尤其是當一個大型活動的時候，就會紛繁復雜，自己陷入自己的死胡同。
后來發現，因為線上線下活動有區別，但是有沒有那么明確的界限，更好地可以理解為不同的活動側重點不一樣，有些活動方案側重策劃思路，有些活動方案側重傳播資源，有些活動側重招商，有些活動側重體驗，所以這時候如果能靈活運用PPT、WORD、EXCEL來做活動方案，就能把活動思路整理得更清晰。
我聽別人提出了活動策劃所需要的“三案兩表”概念以后，覺得三案兩表才是可以通吃所有活動的管理方案，它可以靈活應對我提到的以上不同需求的活動方案。三案是指：活動策劃案、活動招商案、活動復盤案，兩表是指活動執行表，活動決預算表，我自己又加了一個活動checklist。
1、活動策劃方案
活動策劃方案時重中之重，后面所有的方案都是由活動策劃方案衍生出來的內容。策劃案更注重思路、活動玩法、創意，這時候可以天馬行空，讓整個方案盡量有趣好玩。基本的活動策劃案主要包括以下6個要素：活動背景、活動目的、活動時間、活動地點（線上可以理解為平臺）、活動形式、活動推廣。
2、活動招商方案
因為大部分活動都是由主辦方自己出錢舉辦的，所以很多活動是沒有贊助方案的。但是如果從招商的角度來看，任何大大小小的活動都可以有贊助商，不管是現金贊助、禮品贊助、宣傳資源贊助都可以參與進來，主要在于活動形式和活動資源能不能吸引贊助商。
對贊助商來說，最重要就是自己的權益如何露出，自己付出的是否和得到的相匹配。贊助方案時由策劃方案衍生出來的內容，因為贊助商要知道整個活動方案才能決定暫不贊助，不過贊助方案還有一個很重要的點，就是要清晰無誤地為贊助商呈現他們的贊助權益。贊助方案建議用PPT+Excel的形式做，PPT用于展示本次活動的形式和預計效果，Excel用于展示贊助商權益。
3、活動復盤方案
每一個活動真正結束不是在活動結束的那一瞬間，而是寫完活動復盤方案的時候。如果有贊助商的，就需要給贊助商寫一個活動總結，那只要寫活動效果即可。如果是給自己參考學習的，那么就要從活動效果，活動不足，活動可以改善的方面入手寫總結。
活動效果：既然每一個活動方案都是有目的的，那么到了復盤階段就要用效果去匹配目的，看看目的和效果之間是否存在差距。
活動不足：每一次活動都不是十全十美的，所以每次活動結束后都要進行問題總結。總結可以從前期準備、活動現場、活動人員等方面來做。
活動改善：從不足中找改善的方案，為下次活動做好準備，這也是我們持續進步的最好方式。
4、活動執行表
為什么活動執行會變成表格，而不是活動執行方案呢？因為表格更容易做細節化管理，如果策劃案要求盡可能天馬行空，發散思維，那么執行表格就要求盡可能細致，通過表格化管理，把現場可能出現的問題減少到最少。執行過程中有兩張表格很值得做：人員分工表和物料管理表。
A、人員分工表
人員分工表里要說明的是什么人在什么時間完成什么工作。所以包含以下要素：
責任人：這里一定要責任到每個具體的人，而不是你們兩個來做這項工作，這樣最后兩個人都互相推脫。
工作安排：工作安排不能只做簡單的說下，你來做下宣傳工作，而是要告訴執行人，宣傳工作包括哪些內容，什么時候需要完成宣傳資料的準備，什么時候需要完成渠道的盤點，什么時候需要完成廣告的投放。每個環節分別包含哪些要素。
時間節點：告訴責任人時間節點以后，不意味著你就可以等著那個時間節點收作業。這里有兩個關鍵點：第一、給別人的時間節點要比實際的早1-2天，因為你不能確定你的伙伴會交出什么樣的工作內容給你，所以要預留修改調整的時間，也預留突發事情發生（比如某人突然生病）。第二、執行時間節點中期需要跟進，千萬不要等到deadline再來催工作。并不是每一個人都有很好的時間管理概念，他們以為你給的這項工作只要一天就能完成，實際需要兩天，這時候他到最后一天才開始著手做你的項目，就會拖累整個活動的進展。如果是設計，就會拖累后期的物料制作，物料延后就會拖累現場搭建。最后會發生一連串的多米諾牌效應，導致整個活動失敗。
B、物料管理表：
物料管理表就會相關簡單，主要包括前期物料和現場活動物料。
前期的物料：前期的物料可以按照需要設計制作；需要采購；公司已有三個部分來跟進。
活動現場的物料：現場的物料要做到不遺漏，所以前期要做好管理清點工作。
5、活動預決算表
不知道一個活動有多少錢可以分配，這是一件很可怕的事情，因為這就意味著我要定什么樣的場地，我要用什么樣的宣傳資源都沒有一個可以衡量的概念，活動選項被擴大的無限大。所以針對這個現象，我們必須在前期制定一個預算表格，可能會發生的。
預算表：為了不讓自己陷入茫然不知所措，陷入被動的境地，在一開始我們就需要做好預算表格，因為公司有年度預算，季度預算，月度預算，所以再推算出每次的活動預算并不難。一個年度預算只有100萬的公司，不可能做一次活動的預算就達到100萬，這是不現實的。
確定項目總體預算以后，再來根據預算做每個小項目的預算，預估會發生的費用。這里有一個資料可以參考，根據我看到的資料，廣告公司對于一個活動的預算一般是這么分配的：5%的物料設計制作費用，90%的活動本身產生的費用，5%的機動費用。預算不可能做到百分百準確，但是預算的存在這有助于幫助我們迅速做出決策某件事件是否值得做，是否在預算范圍內。
決算表
有了預算表，就會有決算表，決算表是最簡單的，只要把實際發生的項目費用一一做一個統計就可以了。決算表的作用就是要和預算表核對，看看那些開支是沒必要的開支，而這些開支為什么會發生，下次是否能避免發生。那些開支是比預算要少，是效果沒達到，還是找到了訣竅。決算表和預算表也有助于自己后期做總結。
6、checklist：
Checklist是我自己增加的，作為一個活動主負責人，做活動的時候你會感覺每一個人都在找你確認東西，你永遠處于被呼喚狀態，而且很多時候某項事情做到一半被打擾，然后就忘了自己正在修改的東西，導致最后出錯，這時候就需要做一個checklist。活動開始前，一項項確認關鍵要素這些事情是否都已經準備就緒了，確認一項勾掉一項。這樣就可以騰空你自己的大腦去做更有創意的工作，也不會出現臨時忘事的情況。
做一個活動策劃并不難，難的是少出錯，把活動做出精彩。三案兩表一個checklist是活動策劃的一套行之有效的工具。
評論
評論
推薦評論
暫無評論哦，快來評論一下吧！
全部評論（0條）