金山文檔 X 單向空間，一場文學盛典背后的浪漫宣言
作者|麥可可監制|吳懟懟
籌辦一個文學獎，需要準備什么？
這不是詩人指尖的月光輕盈，也不是作家筆下的血色浪漫，一個文學獎的臺前幕后，從前期的方案策劃、信息收集，到中期的項目統籌和合作執行，以及后期的經驗累積與知識沉淀，各方面的統籌、協作工作量之大，難以想象。
浪漫的人有浪漫的解決方式，更帶上了與現實接踵過后的踏實和樸素。第八屆單向街書店文學獎，用金山文檔籌備了一場超過萬人參與的頒獎禮，創作者與主辦方的每一次溝通，都有了更流暢、更詩意的體驗。
一場熱烈盛大的文學獎背后，與筆尖的文字一同起舞的，不僅是創作者本身，還有為了這場盛宴順利進行，被貫穿使用的高科技產品工具。
作為數字化、便捷度和審美性兼具的文檔工具，它也值得一座獎杯。
01
一個萬人參與的文學獎
蘑菇是今年文學獎書店提名板塊的負責人。
和往年一樣，2023年文學獎設置了年度作品與9個單項獎，提名由全國范圍內獨立書店經營者、單讀作者群體提供候選名單。
不要小看填寫表單完成提名的環節，這是最初始信息錄入的過程，此后信息的每一次傳遞都會依據此為基準——這對填寫過程中的準確度和便捷性提出了極高的要求。
往年的提名往往是通過本地文檔或第三方收集，收集結果無法多人協作，需要反復下載和傳遞，這無形中加大了數據處理成本。
且文學獎提名主要填寫內容就是作品名稱和作者信息，由于提名作品多，經常出現提名的書籍和作者格式混亂的問題。有的用書名號、有的不用，對數據的處理難度提出了很高要求。
蘑菇和團隊通過矩陣題型的功能，讓各個單項獎做到有序分類，并且在數據匯總時，表單收集的結果會自動錄入在線表格，單向空間的團隊就反復下載本地表格、轉發和彼此同步，只需輕輕一點在線表格鏈接，就能隨時查看、快速篩選最新提名情況，這讓多人篩選互不干擾，團隊同時在線協作成為了可能。
此外，表單還脫離了枯燥、單一的審美設計，為呼應今年文學獎「未來的路」的主題，表單還設置了文學獎專屬視覺外觀，細節之處得以窺見審美，一個文學獎的氣質也在此得到彰顯。
當然，這場萬人參與的文學獎活動，遠遠比想象中復雜。在項目執行中，單向空間團隊也使用金山文檔承載了重要的統籌、分配與執行監督工作。
面對嘉賓邀約、品牌媒體合作、視覺設計、現場安排等諸多事宜，單向空間團隊用一張項目管理表，緊密連結5個籌備小組的24名成員），有條不紊地完成繁雜的籌備工作。
總負責人在項目管理表里，可以添加多個任務（如：媒體溝通、頒獎流程、嘉賓簽到）并可以@任務負責人，讓任務分配更清晰。任務負責人打開項目管理表，直接查看并可編輯自己的任務進度，讓執行情況更明確。
跨部門之間的進度溝通，也可以不用和過去一樣高頻開會同步，負責人通過金山文檔的儀表盤功能，就可以實時動態查看了解任務進展情況，這極大提高了項目統籌和管理的效率。
02
一份共享、沉淀的物料倉
在蘑菇的團隊里，有同事還記得去年文學獎上，無數人在金山文檔里互相傾訴愛與團結的故事，那些瞬間都足以讓人熱淚盈眶，再往前一年，單向空間與金山文檔開啟合作的第一年，數萬人一起在線上「共享寫詩」，那種隔著千山萬水一起創作的感覺，如此美好。
每一年的文學獎，都不是靠團隊這20多個人的努力，也還有無數的參與者。大家一起努力的痕跡，都有可能成為未來的參考，蘑菇也希望他們能夠作為故事、經歷或是經驗被保存下來。
好像一個能夠被共享、沉淀的物料倉一樣，像是文學獎生生不息、永恒存在的痕跡——今年，所有的這些表格、文檔、輕維表、表單數據還有設計物料，都會儲存在金山文檔的團隊文件夾內。
這些存儲功能在應對內部工作和外部合作場景時，均顯示出高效、便捷的特質。一方面，內部工作場景的各項工作文件均可存儲，另一方面，外部合作伙伴需要更新諸如宣發海報等設計素材時，工作人員收到ai等文件后也能隨時上傳。
比如，編輯們把候選作品的書封與其他信息匯總在團隊文件夾內，設計師則把完成的物料返還到附近位置，高效地減少了團隊之間的溝通時間和成本，東西也能夠很輕松地找到。這些都或多或少解決了目標文件難以快速定位、多人協作重復溝通的問題。
此外，批量化的操作模式如批量設置文件權限、批量提取文件分享鏈接和批量復制鏈接導出到文件，這些功能看上去很細微，但對涉及面廣、工作量大的文學獎活動，幫助是實實在在的。
03
文學的數字化呈現，文檔的文藝性表達
如果從時間維度上來看，在過去幾年和文學獎的合作里，金山文檔無論是從第一次的共享寫詩，還是此后的故事共享計劃，以及這一次的互動問答，每一次都在內容玩法爆發出更多新意，也讓參與者獲得了更多令人驚喜的線上體驗。
在今年的文學獎中，單向空間的二十七提到了一個讓TA印象深刻的功能。
在線上活動中，讀者與嘉賓可以在金山文檔的輕文檔里實時互動，你會看到來自單讀編輯部的提問，比如：未來，我們會跟我們的孩子如何談論生活在21世紀20年代的我們？
你也會看到嘉賓許知遠的提問：你愿意重新發明自己嗎？你會如何重新發明自己？坐在1排41座的讀者說自己不愿意，因為TA是獨一無二的生命。
在這場以「未來的路」為主題的文學活動里，坐在不同座位編號的乘客們可以再次隔空say hi，用這種談論人生、當下和未來的方式，共同搭載同一趟大巴車，去尋找前往未來的路。
從產品的美學設計上，在線表格內的「圖片生成像素畫」的功能既生動又實用，還可以選定「保定所選區域」，防止乘客形成誤觸或者誤修改。200多人同時在一輛大巴車里聊天的感覺，真好。
從感官上來說，文學似乎是靜態的存在，因為它是由書頁或者屏幕上的文字構成，但文學離不開傳播，離不開閱讀和語言，其更像接近于一種動態的交融演進過程。
在一場文學獎的籌備過程中，把龐大繁瑣的流程工作，轉化為生動有趣的線上交流，這場文學獎，本身就已經足夠成功。
而其也脫離了生硬、枯燥的營銷表達，更像是一群力求無限接近文學本質、探討未來與當下的人的浪漫宣言。一個充滿美學屬性、兼具科技感的產品，在為一場熱烈的文學盛典保駕護航，極力搭建出一個富有傾訴欲、創作欲和分享欲的場所。
就好像有一名讀者在「未來之路」的大巴車上這樣回答——
「我們也曾站在百年未有之變局的中央」。
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