"德"分指南 | Vol. 03 活動執(zhí)行筆記
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一般的活動會議是舉辦在酒店當(dāng)中，偶爾也會存在歌劇院、禮堂之類的場地。我根據(jù)自己做過的活動簡單介紹一下酒店活動的時候需要注意的事項。
一 活動執(zhí)行部分—看會議場地
01 設(shè)計開始前
在一個酒店活動開始籌備之前，一定要問酒店銷售拿到活動場地的CAD文件，其中要有場地尺寸、燈下高度、酒店允許搭建的限高等數(shù)據(jù)，方便現(xiàn)場勘察的時候核對。
確認(rèn)搭建時間，需要知道正式活動的前一天場地是否有其他活動，確認(rèn)是否需要通宵搭建和活動前是否存有彩排時間。
在設(shè)計開始之前，需要確認(rèn)整體活動的人流動線，方便三維同事進(jìn)行設(shè)計。
確定場地是否可以吊頂，滿足客戶不愿使用龍門架的需求。如有，需要確定吊點位置、數(shù)量、單點最大承重等數(shù)據(jù)。如使用龍門架搭建，需要提前量好會議廳入口之間的間距，要確保龍門架的安裝不會阻擋到會議廳的出入口。
02 場地內(nèi)部方面
確認(rèn)會議廳電箱位置、電纜線長度、航空插頭的樣式等，這個工作需要帶著AV設(shè)備的同事一起確認(rèn)。同時，外場的墻壁插座需要跟酒店確認(rèn)能否使用，功率是多大的，是否能滿足外場照明等用電。如若不能滿足，則需要規(guī)劃由內(nèi)場接電線路，盡量避開主要的活動出入口。
確認(rèn)會議廳燈光控制開關(guān)位置，活動進(jìn)行的過程中有可能需要會場暗燈，需要提前跟酒店會議廳的同事溝通。
確定空調(diào)開關(guān)位置，必要的時候需要調(diào)整空調(diào)溫度。
確認(rèn)好上貨通道和貨梯的尺寸，將具體上貨路線告知工廠，條件允許的情況下可帶工廠師傅一同勘察上貨路線。
確認(rèn)好酒店下停車庫的限高和進(jìn)入道路，需要讓工廠知曉。
確認(rèn)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)狀況，如有現(xiàn)場報名登記的活動，提前跟酒店協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)使用，并確認(rèn)端口位置。若酒店不能提供網(wǎng)絡(luò)，則需要跟客戶溝通，詢問是否能用隨身wifi作為替代網(wǎng)絡(luò)，并告知網(wǎng)絡(luò)可能存在不穩(wěn)定的風(fēng)險。（其實也可以詢問客戶是否愿意使用第三方網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，一般是作為直播時使用，費用相對來說較高，一定要提前問清楚）
確認(rèn)序廳燈光亮度，判斷是否有必要在序廳布置燈光。
確認(rèn)人流動線上是否可以擺放線路指引（易拉寶、畫架等實物指引），確認(rèn)點位和數(shù)量，并且要確認(rèn)好左右方向。
03 客戶需求方面
確認(rèn)好現(xiàn)場是否需要采訪室、領(lǐng)導(dǎo)休息室、更衣室、化妝室之類的單獨空間，同時確認(rèn)好衛(wèi)生間的位置，與簽到處工作人員交代清楚，如有人詢問可以方便指路。
確認(rèn)酒店停車的費用，如有免費停車的方式，需提前告知客戶。如若客戶需要大巴服務(wù)，還需提前跟酒店確認(rèn)大巴的停車地點。
最后一點，確認(rèn)好進(jìn)場手續(xù)的辦理時間和流程，準(zhǔn)備進(jìn)場所需的現(xiàn)金（搭建押金、施工證辦理費用），在正式進(jìn)場前將手續(xù)辦理完畢，以便節(jié)省時間。也可以詢問一下酒店是否有ATM機(jī)，以備不時之需。
二 搭建過程前
01 進(jìn)場方面
辦理完進(jìn)場手續(xù)后，去會議廳及卸貨通道確認(rèn)場地是否已清理完畢及完好無損，現(xiàn)場如有地板劃痕、地毯破洞、窗簾破損、墻面破損及大門損壞等問題，需要及時拍照保留證據(jù)，以便撤場驗收時可以規(guī)避風(fēng)險。
進(jìn)場過程中需要督促施工人員進(jìn)行場地保護(hù)，比如用地毯將卸貨電梯、宴會廳木門包裹起來。如果航空箱必須經(jīng)過大理石地面，務(wù)必用地毯鋪設(shè)一條道路保護(hù)地面。
確認(rèn)好每個設(shè)備的安裝位置，尤其確認(rèn)好舞臺和龍門架位置，LED屏幕需要距離墻面預(yù)留1.5m的空間，保證大屏固定牢靠的同時也能保證維修人員的通行。
02 物料方面
搭建前確認(rèn)物料的色差，務(wù)必要先確認(rèn)logo的顏色和噴繪布的顏色，如有色差第一時間重新制作。同時檢查一下文字內(nèi)容是否有錯誤，及時修改。
檢查物料是否有損壞，確認(rèn)搭建的物料是否按照要求雙面制作（若靠墻擺放，可以做單面），如果出現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。
確認(rèn)所有物料是否已經(jīng)全部到位，重點是由自己公司攜帶的那部分是否都準(zhǔn)備好了，比如：臺卡、手卡、麥牌、桌卡、易拉寶、禮品、包裝盒，租賃的沙發(fā)、茶幾、屏風(fēng)等。
如果上述基本沒問題，就可以確定點位，讓工人師傅開始施工，木工裝置的底部都需要鋪設(shè)地毯保護(hù)大理石地面。
三 活動開始前
01 設(shè)備方面
檢查每處搭建裝置是否安裝完畢，并且調(diào)試好外場的所有互動設(shè)備，保證正常運行。
檢查內(nèi)場所有AV設(shè)備，LED屏幕是否沒有壞點、畫面是否比例正確，每個麥克風(fēng)是否都能正常使用（在正式開始前，需要給每個麥克風(fēng)換最新的電池），現(xiàn)場音響是否沒有電流聲音、提詞器是否正常顯示。
燈光調(diào)試，與燈光老師先確定好需要使用的幾種燈光，比如：暖場燈光，嘉賓上場燈光，演講過程面光，中場休息燈光，視頻播放燈光，頒獎環(huán)節(jié)，表演環(huán)節(jié)燈光等。
02 彩排方面
彩排開始前需要將嘉賓演講PPT、Holding slide、現(xiàn)場音樂（嘉賓上場、主持人上場、頒獎儀式之類的）、活動rundown都交給控臺工作人員，并且根據(jù)rundown進(jìn)行初步交代。
在正式彩排前（主持人加入之前），需要內(nèi)部走一遍rundown流程，確保屏幕、燈光、音樂的正確性。
正式彩排，可以根據(jù)主持人的熟練度進(jìn)行多次彩排，要有耐性，并且相信AV技術(shù)老師的專業(yè)性，不要在控臺一驚一乍。
如有現(xiàn)場直播，需要提前確認(rèn)導(dǎo)播的畫面位置和嘉賓的站位點位，提前用黑膠帶進(jìn)行定位。
正式活動開始，就放寬心，這個時候如果再出現(xiàn)臨時突發(fā)情況，能補(bǔ)救的第一時間補(bǔ)救，如若不能就放平心態(tài)進(jìn)行下面的流程就好。麻繩專挑細(xì)處斷，厄運只找苦命人，解決不了的問題，就當(dāng)自己倒霉吧。
寫在最后，做執(zhí)行的無非就是要膽大心細(xì)，沒有什么是不能完成的。
Vader Jiang
PM
如果勇氣不行，那就試試運氣
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