寫PPT是綜合了思考、美學(xué)、演示的一門藝術(shù)活兒；想要從PPT新手變熟手、由PPT老炮進階大牛？你需要掌握這些硬核技術(shù)。

話不多說，直接上貨！

一、制作PPT三個歡節(jié)

說起PPT的制作，大部分人的第一反應(yīng)是如何把視覺做的好看，但僅僅是排版好看的PPT就跟夜店的小姐一樣，擁有誘人靚麗的外表，但缺乏有趣生動的靈魂。如果你在生活工作當(dāng)中經(jīng)常寫PPT，就會發(fā)現(xiàn)視覺排版雖重要，卻僅是錦上添花的輔助要素。

而一份優(yōu)秀的PPT是“構(gòu)思”、“設(shè)計”、“演繹”三個環(huán)節(jié)的有效結(jié)合，PPTer需要同時在扮演著三種角色：編導(dǎo)、設(shè)計師、演員。

1、構(gòu)思是PPT的前提明確目標(biāo)：需要閱讀型還是演講型PPT？

閱讀型PPT是將我們想表達的信息詳細的呈現(xiàn)在幻燈片中，文字和內(nèi)容會比較多；演講型PPT只需把核心要點提煉出來即可，主要靠講演者的解說演示。

（1）收集觀點：觀點是否清晰？

最好能用一句話來概括PPT的主題，在演講過程中想要短時間內(nèi)說服別人，用一句話來提煉主題至關(guān)重要；譬如很多人介紹公司優(yōu)勢動不動就說整合型業(yè)務(wù)，反而讓對方看不出核心優(yōu)勢在哪。

比如聚美優(yōu)品最開始定位女性化妝品團購，吸引了一大批愛美的女性忠實用戶；隨著業(yè)務(wù)擴張轉(zhuǎn)型成多元電商平臺后，反而讓用戶對聚美優(yōu)品的認知變得模糊，業(yè)績也出現(xiàn)斷崖式的下跌。當(dāng)然在轉(zhuǎn)型當(dāng)中聚美優(yōu)品也涉及到產(chǎn)品質(zhì)量的問題，這里就不細說了。

（2）理順邏輯：如何打動人？

首先要想清楚聽眾是一群什么樣的人，PPT里面的內(nèi)容能否打動他們，這就需要PPTer擁有很好的用戶分析和洞察能力，要懂人性。

喬布斯在推出Ipod的時候，他說的是”把1000首你喜愛的歌裝到口袋里“；而這時候其它的MP3廠家卻在強調(diào)產(chǎn)品的儲存量有多少個G。哪種方式更高級更打動人，一眼見分曉。

2、設(shè)計讓PPT升華

（1）化繁為簡

這里的化繁為簡包括：視覺設(shè)計的簡化和內(nèi)容設(shè)計的簡潔。PPT里面一定要剔除不必要的部分，才能讓重要的內(nèi)容得以體現(xiàn)。

知乎上有一個熱門話題”有沒有一句話的恐怖故事“，其中最經(jīng)典的一個高票答案是“我給大家簡單的說兩句”。

（2）美感精致

人天生是視覺性的動物，崇尚美麗漂亮的事物。PPT必須具備美感才能更具有說服力，讓觀眾更容易接受我們的觀點，所以如何把PPT設(shè)計的漂亮精美，是必須錘煉的基本功。

下面兩張圖是簡化美化前后的對比，很好的說明了”化繁為簡“和”美感“的重要性。

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3、演繹決定PPT的高度

演繹也非常考驗一個PPTer的功力，決定了聽眾對你的觀點和信息的吸收。

真實誠懇：我們分享的觀點和信息要真實，態(tài)度要誠懇。因為觀眾遠比我們想象中要聰明，容不得忽悠。觀眾能夠敏銳的覺察到信息是否真實、演講者是否真誠。

幽默的橋段：演講的過程當(dāng)中需要一些讓人印象深刻的橋段。喬布斯在蘋果發(fā)布會上最喜歡用到這個技巧，一次發(fā)布會上喬布斯從信封當(dāng)中掏出了macAir，后來全世界的媒體都用這張圖片來作為報道。

氣質(zhì)和氣場：在演講過程當(dāng)中，微笑和自信是必不可少的武器；可能在演講過后，觀眾會忘了你說過什么，但是他們會對你在演講中表現(xiàn)出來的氣質(zhì)和氣場印象深刻。

創(chuàng)意收尾：在結(jié)尾的時候，如果能用一個創(chuàng)意的收尾，會給人意猶未盡的感覺；愛因斯坦說過“邏輯可以讓你從A到B，但是想象力可以帶你到任何地方”。

二、制作PPT的正確順序

相信很多人有過這樣的遭遇，花了很大心思制作一份自我感覺不錯的PPT，拿給領(lǐng)導(dǎo)或客戶看的時候，卻發(fā)現(xiàn)不是他們想要的；出現(xiàn)這種情況除了溝通不到位，也很有可能是制作流程存在問題。掌握制作PPT的正確順序，可以避免無效產(chǎn)出減少返工。

首先要知道，一份完整PPT的結(jié)構(gòu)：

再來講制作PPT的正確順序

1、寫之前關(guān)了PPT，先思考

在正式寫之前別著急下手，先把PPT給關(guān)了，好好想清楚下列事項：

明確需求：明確這份PPT的核心目標(biāo)，是為了介紹公司或新產(chǎn)品？為了解困難和問題？還是為了匯報工作？明確這份PPT使用的場合，是在產(chǎn)品發(fā)布會？是面向客戶提案？還是在公司進行分享？

這些因素決定PPT的核心主題和內(nèi)容框架，只有把需求了解透徹，才能夠保證大方向不會出錯。

分析聽眾：聽眾的年齡、社會角色等基礎(chǔ)屬性？他們喜歡什么樣的文字風(fēng)格、設(shè)計風(fēng)格和演講風(fēng)格？聽眾的知識結(jié)構(gòu)與所講的內(nèi)容是否存在較大的專業(yè)跨度？如果是這樣，避免使用太多專業(yè)術(shù)語，盡量用簡單易懂的方式講述專業(yè)的內(nèi)容。聽眾喜歡什么樣的話題？最忌諱哪些話題？把握不好很容易讓自己的演講失去控制。

梳理框架：在明確需求和分析聽眾之后，我們再把結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的邏輯梳理清楚，這樣就相當(dāng)于把PPT的整個骨架給搭好了；接下來要做的事情就是根據(jù)骨架往里面填充信息，詳細的寫出正文。

進行結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的梳理時候，推薦大家借助思維導(dǎo)圖的工具（如百度腦圖、Xmind等），可以讓我們的思路更清晰、邏輯更嚴(yán)謹(jǐn)，達到事半功倍的效果。

2、PPT制作常見注意事項

確定尺寸：最新版本PPT默認尺寸是16：9，這樣的尺寸符合人眼的習(xí)慣，大部分筆記本和電腦屏也適用這個尺寸。但如果是一些特殊場合，我們需要事先溝通確認投影屏的尺寸。

排版簡約、風(fēng)格統(tǒng)一：精簡文字稿，不要把一大段文字鋪在同一頁幻燈片里，需要把關(guān)鍵詞提煉出來，段落清晰的布局在頁面上。

不要使用太花哨的顏色組合，同一頁幻燈片的顏色最好不要超過三種，并合理使用看起來舒服的配色方案。

PPT的整體風(fēng)格要統(tǒng)一，不能有些頁面是商務(wù)風(fēng)，而其它頁面卻是卡通風(fēng)。

多用圖片和圖標(biāo)：圖片和圖標(biāo)不僅能讓PPT在視覺上更有沖擊力、更加美觀；正確使用圖片和圖標(biāo)，還能夠精確的傳遞所要表達的信息、加深聽眾印象。

檢查和定稿：制作完成后，檢查是必不可少的步驟，檢查重點包括：是否有錯別字、風(fēng)格是否統(tǒng)一、語句是否通順、邏輯是否清晰、是否符合需求等。

相比制作完成后不符合要求去返工，不如寫之前多一些溝通、多一些思考和準(zhǔn)備。

三、制作PPT的核心原則

職場中有一類人是非常令人羨慕的，無論是寫什么要求的PPT都可以信手捏來， 贏得領(lǐng)導(dǎo)和客戶的贊許，贏得其他同事欣賞的眼光。

普通人和高手之間的差距，很多時候并沒有想象中那么遙不可及，可能就是幾個核心思維的差別。制作PPT同樣有一些非常重要的核心原則，包括認知層面、邏輯層面、溝通層面和設(shè)計層面。

1、認知層面的核心原則 

（1）寫PPT不是寫作文

很多新手總是把一大段的文字放在PPT上，這是新手最容易犯的錯誤；首先視覺上密密麻麻非常的丑陋，同時自己的觀點也很難被聽眾所吸收。信息展示應(yīng)該突出要點、有層次的歸納、視覺形象化。

突出要點：每一頁PPT最好只突出1-2個重要觀點，讓聽眾能夠跟上思路。

歸納有層次：如果一頁PPT里面的內(nèi)容可以分為幾個部分，一定要有層次的進行歸納和布局。

視覺形象化：盡量借助圖片、圖標(biāo)和圖標(biāo)等可視化的方式來展示信息，可以讓聽眾印象更加深刻。

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（2）更好的表達觀點

PPT主要分為閱讀型（直接發(fā)給對方看，由讀者自行理解里面的內(nèi)容）和演講型（由制作者或其他人，為聽眾邊放映邊解說里面的內(nèi)容）。

閱讀型的PPT，往往很難讓讀者精確的get到制作者的觀點，因此需要制作者把想傳達的信息完整的呈現(xiàn)出來，包括邏輯是否順暢、思路是否清晰、觀點是否明確也顯得尤為重要。

演講型的PPT，更多的是依賴演講者的水平，PPT更多起到輔助的作用，因此制作者應(yīng)該注意頁面的簡潔美觀，只需要把重要信息展示在幻燈片上即可，同時可以做少量的動畫讓演講變得更加生動。

（3）考驗復(fù)合型能力

制作PPT是構(gòu)思能力、設(shè)計能力和演繹能力的綜合，只有把這三種能力逐個擊破才能成為一個頂級的PPTer；很多人會落入一個誤區(qū)，以為PPT制作主要就是視覺上的設(shè)計排版，而把絕大部分精力花在了排版上面。

同時在修煉PPT水平的過程中，我們切記要耐得住性子、穩(wěn)扎穩(wěn)打的鍛煉基本功，不要急于求成幻想一口吃成個大胖子。只要能堅持每天花一點點時間來學(xué)習(xí)，就能夠很明顯感受到自己的進步。

2、邏輯層面的核心原則

關(guān)于邏輯層面的原則，主要包括“借助思維模型理清思路、包裝故事提升內(nèi)容可讀性”這兩個，我在之前的文章《 如何成為優(yōu)秀的策劃人？—策略策劃萬字方法論》中有講過，可以直接跳轉(zhuǎn)去看。

3、溝通層面的核心原則

（1）洞察人性的文案

我們講的東西到底是不是聽眾想聽的？這時候，就應(yīng)該從聽眾角度去思考，他們關(guān)注的點是什么,他們處于什么樣的環(huán)境和場景。

比如馬自達的Slogan是：魅力科技。如果去農(nóng)村做刷墻廣告，你講魅力科技估計沒人會理解，不如刷上：開上馬自達，馬上就發(fā)達。

淘寶的口號大家耳熟能詳：淘我喜歡。如果也做刷墻廣告，就要刷上：吃穿住行用淘寶，價格便宜質(zhì)量好。

（2）烘托主體的展示方式

做內(nèi)容排布展示之前，要先弄清楚每一頁幻燈片的核心信息有哪些，當(dāng)聽眾進入那一頁的時候，第一眼就把目光集中在核心信息上。這就需要在做內(nèi)容排布和展示的時候，想盡辦法突出主體信息。

4、設(shè)計層面的核心原則

PPT的設(shè)計可以總結(jié)成精煉的八字原則：對齊、聚攏、對比、重復(fù)。

（1）對齊：提升整體美感度

俗話說“一齊遮百丑”。有關(guān)對齊的美，能直接聯(lián)想到的必須是我國引以為豪的校閱隊伍，每當(dāng)看到解放軍叔叔踏著整齊的步伐和隊伍迎面走來，總能讓全世界都不由自主的發(fā)出一聲”WOW“，這就是整齊的魅力。

在設(shè)計PPT的時候，只要把文字、圖片進行對齊，整個幻燈片的美感度會瞬間上升一個檔次。通常來說，包含上下左右對齊、居中對齊、分散對齊等多種對齊方式。

以下兩頁幻燈片的排版對比，就能直觀的感受到對齊產(chǎn)生的視覺效果。

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（2）聚攏：理清內(nèi)容歸屬

通俗來講，聚攏就是把幻燈片中各內(nèi)容版塊的遠近親疏關(guān)系梳理清楚。把相同性質(zhì)的內(nèi)容聚集在一起，制造一個呼吸的空間，這樣就能夠一眼看出各內(nèi)容版塊的歸屬關(guān)系。

聚攏之后比較容易分清一頁幻燈片中所包含的內(nèi)容版塊，而不是看上去整頁幻燈像黏在一起的整體，讓人閱讀起來感到困難。

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（3）對比：區(qū)分主次信息

對比應(yīng)該比較好理解，就是不同元素之間存在某些緯度的差別，而對比的關(guān)鍵是區(qū)分和突出。

每年能走上維密舞臺的都是來自各國的頂級超模，她們都擁有超凡脫俗的氣質(zhì)和令人羨慕的大長腿；而那幾位有資格戴上天使翅膀的超模，往往會獲得最多的關(guān)注和話題，因為有了翅膀的對比讓她們更容易被區(qū)分、更容易脫穎而出。

對比在文字排版中的應(yīng)用有很多種，我們可以加粗字體營造粗細的對比；加大字體營造大小的對比；改變顏色營造色彩的對比。這樣重點信息就可以被快速識別。

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（4）重復(fù)：制造統(tǒng)一感

利用同樣的顏色、同樣的字體、同樣的形狀，把不同的內(nèi)容版塊進行排列來制造統(tǒng)一感，這就是重復(fù)在設(shè)計中的應(yīng)用，PPT高手一定是能夠嫻熟運用重復(fù)這一原則。

好比去餐廳吃飯，一家餐廳的服務(wù)員身穿統(tǒng)一的工作服，而另一家餐廳的服務(wù)員卻穿著各自的生活裝，毫無疑問我們會更傾向于選擇統(tǒng)一工作服的餐廳，因為統(tǒng)一感能給人留下更美、更整潔、更舒服的印象。

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四、PPT常用操作功能

當(dāng)你打開PPT軟件的操作界面，千萬不要被琳瑯滿目的功能嚇到；因為有一半以上的功能，在實際制作時基本上用不到。比如頂部菜單欄“設(shè)計”里面的幻燈片模板，這個功能就很雞肋，我相信很多人都不會使用如此缺乏美感的模板。

面對如此多操作功能，到底有哪些在制作時會被我們經(jīng)常用到呢？

1、幻燈片的基本操作

幻燈片的基礎(chǔ)操作包括：新建、復(fù)制和刪除幻燈片，幻燈片放映，幻燈片瀏覽視圖，幻燈片大小設(shè)置，著重講一下幻燈片瀏覽和頁面設(shè)置這兩個操作。

（1）幻燈片瀏覽視圖

點擊PPT右下角“幻燈片瀏覽”按鈕進入；將按照幻燈片序號顯示縮略圖，可以看到所有幻燈片顯示在同一畫面里，有助于我們快速復(fù)制、刪除和移動幻燈片。雙擊選定的幻燈片縮圖可以切換到顯示此幻燈片的普通視圖模式。

（2）幻燈片大小設(shè)置

最新的office版本默認幻燈片比例是16：9寬屏，跟大部分筆記本和電腦的比例是一樣的，寬屏也是目前符合主流審美的展示方式。但在一些特定的放映場合，要根據(jù)場地屏幕的比例來調(diào)整幻燈片的比例，這時候可以通過“設(shè)計 —— 幻燈片大小 —— 自定義幻燈片大小”來設(shè)置幻燈片的比例。

2、幻燈片母版設(shè)置 

通過路徑“視圖 —— 幻燈片母版”進入母版設(shè)置界面，通常需要做一個過渡頁和一個通用頁的母版。這樣在幻燈片制作的時候可以直接套用母版，在母版的基礎(chǔ)上再進行更多的設(shè)計。我們也可以做多個母版，制作幻燈片時點擊鼠標(biāo)右鍵來切換不同的版式

3、插入對象和素材

插入的常用操作包括：插入文本、形狀、圖片、圖表、表格、音頻和視頻等。每一種素材的插入在具體運用中都是有技巧的（詳情見下圖），這些技巧會提升制作效率、協(xié)助我們制作更精良的PPT；好比插入的文本可設(shè)置為默認文本框，等下次再插入文本時，跟之前的文本是相同的性質(zhì)。

4、素材快速對齊

（1）自動對齊

移動素材的時候，畫面中會出現(xiàn)跟其它素材對齊的等線，幫助我們快速對齊。

（2）對齊操作

在菜單“格式“中找到“對齊”的功能欄，可以實現(xiàn)左右對齊、頂端底部對齊、居中對齊、橫向?qū)R、縱向?qū)R等多，這是一個簡單好用又極其重要的功能。

5、格式刷的使用

格式刷簡單來說，就是把某個素材的格式直接運用到另一個素材上，可以用來刷文字的格式、刷形狀的格式、刷圖片的格式等；這里還有個小技巧，如果雙擊格式刷，可以把一個素材的格式，無限次數(shù)的運用到其它素材上。制作PPT非常講究整體風(fēng)格的統(tǒng)一，所以格式刷這個功能的使用頻率非常高，節(jié)省不少制作時間。

6、蒙版的使用

蒙版顧名思義就是“蒙在上面的板子“，通常有透明蒙版和漸變蒙版。最常見的使用方法，是在圖片上面蓋住一個色塊，然后把色塊的透明度提高來達到蒙版的效果。

蒙版可以大大提升設(shè)計感、做出高大上的PPT；當(dāng)圖片清晰度不夠的時候，蒙版也可以起到遮蔽的作用。

7、切換與動畫的使用

幻燈片切換

演示的時候給幻燈片切換加上動畫效果，可以緩減觀眾的視覺疲勞；但是不建議使用太夸張的切換效果，太夸張會造成喧賓奪主的印象，比較推薦的切換效果有“推入”“擦除”“隨機線條”“縮放”這幾個。

動畫效果

動畫主要是協(xié)助演講者進行演繹，當(dāng)遇到幻燈片的信息過多、或需要自動播放信息的情況，都可以通過做動畫來解決。動畫有進入、強調(diào)、退出、動作路徑這四種方式，每種方式都包含了十幾種動畫效果，大家可以根據(jù)個人的喜好來選擇。

需要知道的是，當(dāng)我們費盡心思做好一個動畫之后，可以利用動畫刷的功能，直接把這個動畫運用在其他元素上，大量節(jié)省了制作的時間。

五、進階大牛的王牌功能

• 不用PS也能摳圖和繪制不規(guī)則形狀？
  

• 不用借助對齊功能也能智能對齊？

• 不用知道色號也能快速提取顏色？

沒錯！這些都可以利用PPT來直接實現(xiàn)！以下這些功能讓設(shè)計實現(xiàn)更多可能，在效率上也有了質(zhì)的提升。

1、取色器

當(dāng)看到喜歡的顏色或一組好的配色，如果不知道顏色的具體色值，就需要用到取色器功能，可以輕松完成顏色的提取。

同時顏色提取完一次之后，顏色板上會保留最近使用過的顏色，接下來就可以直接使用了，是不是覺得非常方便。

TIPS：如果用的是老版本office沒有取色器，也是有辦法可想的 —— 使用QQ截圖，在截圖時只要把鼠標(biāo)箭頭移到色塊上，就會顯示該色塊的RGB值，然后在PPT顏色填充中輸入RGB值，完成顏色的提取。

2、編輯頂點

取色器是幫助提取任何想要的顏色，而編輯頂點則是幫你做出任何想要的形狀。比如我們想要把長方形的一條邊變成弧形，選中長方形右鍵點擊“編輯頂點”，拉動這條邊就可以繪制成弧形，還可以通過調(diào)節(jié)桿進行弧度的調(diào)整。

光知道這個功能當(dāng)然是遠遠不夠的，還需要花時間去操練才能真正的熟練運用，手繪出各式各樣的不規(guī)則圖形。

3、刪除背景

PPT畢竟不是專業(yè)的摳圖軟件，所以刪除背景這個功能，比較適用于背景顏色比較單一、背景跟主體有一定色差的圖片。

使用刪除背景功能時，軟件會初步智能識別出所要刪除的部分，然后利用“要保留的區(qū)域”和“要刪除的區(qū)域”兩個功能，對圖片的刪除和保留部分進一步的選擇，最終達到摳圖的效果。具體的操作路徑為“選中圖片 —— 格式 —— 刪除背景”。

4、演示者視圖

經(jīng)常做匯報和演講的人會特別喜歡“演示者視圖“這個功能，播放的時候右鍵選擇“演示者視圖”，電腦的畫面將分成左右兩部分：左邊是幻燈片內(nèi)容區(qū)域，可以看到幻燈片進行到第幾頁了；右邊是備注區(qū)域，可以把演講的重點信息進行備注，來規(guī)避思維短路和忘詞的尷尬。

在接了投影儀的情況下，觀眾在投影屏上只能看到幻燈片的內(nèi)容，而無法看到備注的信息，這個對于演講者來說是非常有利的。

TIPS：幻燈片播放的同時，還可以右鍵打開指針功能來引導(dǎo)聽眾的視覺，幫助聽眾跟上演講者的思路和進度。

5、布爾運算

布爾運算是一種包含聯(lián)合、相交、相減的邏輯推演法，在圖形處理操作中引用這種運算，使簡單的圖形組合產(chǎn)生新的形體。

布爾運算在PPT中名為形狀組合，操作路徑為“選中對象 —— 格式 —— 形狀組合”，包括了聯(lián)合、組合、拆分、相交、剪除這五項功能，常見作用對象為形狀、圖片、文本這三者之間的兩兩組合。

• 聯(lián)合：多個對象聯(lián)合成新的對象，經(jīng)常用于做新形狀。

• 組合：多個對象重疊的部分被減除，也主要用來做新形狀。

• 拆分：每個對象里分離的部分被拆成單獨的形狀，用來做文字創(chuàng)意比較多。

• 相交：多個對象重疊的部分被保留，常用來做文字紋理填充和異型裁剪。

• 減除：先選的對象中減除掉與后選對象重疊的部分，可用在給圖片中減除字。

布爾運算的規(guī)則：選擇多個對象時候的先后順序，會對布爾運算的結(jié)果產(chǎn)生影響，運算后保留的是先選擇的對象的格式（填充色，輪廓色，效果等）。

6、PPT分節(jié)

通常在幻燈片瀏覽模式下幻燈片的陳列方式是密密麻麻的，通過新增節(jié)可以把整個PPT切割成幾個部分，快速梳理整體架構(gòu)和邏輯，快速搜尋到某一頁幻燈片。

具體的操作路徑是“幻燈片瀏覽 —— 右鍵新增節(jié) —— 節(jié)命名”。在制作頁數(shù)比較多的PPT時，比較推薦大家使用分節(jié)的功能。

六、提升效率的基礎(chǔ)設(shè)置

基礎(chǔ)設(shè)置是一件操作簡單，也沒有技術(shù)難度的事情，那為什么仍值得去研究和重視呢？因為難度低和是否知道是兩碼事，況且知道了也不一定會用，會用也不一定能用的好。

這里介紹六種設(shè)置，解答下列三個問題：

• 哪些基礎(chǔ)設(shè)置是我們必須知道的？

• 這些設(shè)置對我們有哪些實質(zhì)性的幫助？

• 如何用好和用對這些基礎(chǔ)設(shè)置？

1、參考線協(xié)助排版

通過路徑“視圖 —— 參考線”勾選之后，在電腦中打開任意PPT文件都會默認開啟參考線。

PPT的設(shè)計非常講究素材上下左右的對稱排布，打開參考線后，可以分辨出素材的排布是否對稱，并借助參考線調(diào)整到正確的位置。針對相鄰的兩頁幻燈片，如果存在同樣屬性的素材，也可以借助參考線，把相同屬性的素材排在兩頁幻燈片中的相同位置；這樣做的好處是，在演示切換幻燈片時，觀眾不會產(chǎn)生視覺上的跳躍感。

2、撤銷次數(shù)，添加后悔藥

相信不少人碰到過這兩種令人崩潰的情況：情形1，不小心刪掉了有用的素材，這時候會用到撤銷功能，但發(fā)現(xiàn)撤銷次數(shù)不夠用。情形2，調(diào)整排版或信息，發(fā)現(xiàn)調(diào)整后還不如之前的版本好，但改動太大無法撤銷到先前的版本。

如果碰到這兩種情形還有辦法挽救嗎？答案是“NO！只能重做！“

But，我們可以提前做好預(yù)防，就是自定義撤銷次數(shù)，估計很多人都不知道這個功能的存在。設(shè)置撤銷次數(shù)的路徑“文件 —— 選項 —— 高級 —— 最多可取消次數(shù)”，最高可設(shè)置撤銷150次，相信絕對夠用了。

3、界面顏色，擁有個性化界面

大部分版本默認界面是彩色的，如果你經(jīng)常熬夜加班或長時間對著電腦寫PPT，就可以把界面調(diào)成灰色來保護眼睛。

修改界面顏色的路徑“文件 —— 選項 —— 常規(guī) —— office主題”，最新版提供了彩色、白色和灰色三種界面顏色供選擇，大家可以根據(jù)自身的喜好和需求，設(shè)置個性化的界面。

4、快速訪問工具欄，減少二次操作

有些功能的使用頻率極其高，如插入形狀、插入文本、文字顏色大小、形狀顏色、對齊、格式刷等。如果每次使用的時候，都需要去菜單欄去點擊尋找，會大大阻礙PPT的制作速度。
而我們可以把這些常用的功能添加到快速訪問工具欄，添加好之后，這些功能會橫向排列在菜單欄上方或下方，這樣可以直接點擊功能來使用，從而減少了二次操作。

5、保存設(shè)置，另存為多種格式

保存設(shè)置的功能可以另存為多種我們用到的格式，著重為大家介紹四種非常實用的格式：

• 存為“PowerPoint 97-2003演示文稿”，是一種兼容模式，文件可以使用任何的PPT版本打開。

• PDF格式用到的場合也很多，通常發(fā)給別人的文件最好保存為PDF，首先可以避免對方拷貝或修改文件中的內(nèi)容；

  其次用手機瀏覽PPT經(jīng)常會出現(xiàn)內(nèi)容變形的情況，而手機瀏覽PDF就不會變形。

• 也可以把PPT導(dǎo)出為“JPG和PNG”等圖片格式，建議大家選用PNG格式，導(dǎo)出的PNG相比JPG清晰度會更高。

• 還有一種只能看不能更改的格式“PowerPoint圖片演示文稿”，這種格式會讓幻燈片變成一張張圖片，可以滿足只想讓別人看，不想讓別人改的小心思。

6、預(yù)覽圖模式，幫助分辨文件

PPT文件在未打開的狀態(tài)下，在電腦桌面上有兩種顯示方式，一種是直接顯示PPT軟件圖表，另一種是顯示封面的縮略圖，很顯然封面預(yù)覽圖的顯示方式，有利于我們更快的分辨不同的PPT文件。

我們可以通過路徑“文件 —— 屬性 —— 高級屬性 —— 摘要 —— 勾選保存預(yù)覽圖片”來進行設(shè)置，設(shè)置好的 PPT文件在未打開狀態(tài)下將顯示封面預(yù)覽圖。

七、閱讀型和演講型

前陣子參加線下的一個分享活動，嘉賓老師的專業(yè)能力和演講水平絕對堪稱一流；然而，PPT卻拖了后腿 —— 每頁幻燈片信息太多，密密麻麻根本無法辨別老師講的重點在哪。

因此想幫助大家梳理清楚，什么樣的場合分別適合什么樣的PPT。通常來說根據(jù)幻燈片”讀““看““聽“比重的不同，可以分為兩種類型：閱讀型（讀為主）和演講型（聽為主，看輔助）。

本文會從兩類PPT的“定義、承擔(dān)作用、應(yīng)用場合、設(shè)計特點、以及制作注意事項“這五個維度，對演講型PPT和閱讀型PPT分別進行詳情的解讀，幫助大家理清概念、在實操中正確應(yīng)用。

1、閱讀型PPT

閱讀型PPT簡單來說是把文件直接發(fā)給讀者看，沒有額外的講解由讀者自行理解幻燈片的信息。在缺少講解的情況下，想讓讀者準(zhǔn)確的抓到核心觀點會比較困難，因此要求信息比較完整的保留在幻燈片中；同時邏輯是否順暢、思路是否清晰、觀點是否明確也顯得非常重要。

這類風(fēng)格的PPT主要的應(yīng)用場景非常多，包括：課件講義、員工培訓(xùn)、公司介紹、營銷策劃案、行業(yè)報告、工作總結(jié)等等。

不難看出，閱讀型PPT仍是以文字這種抽象符號為主要的信息載體，但是又比Word文本的傳播效率更加高效。因此制作閱讀型PPT的時候，需要在這些方面做出努力：

• 每頁幻燈片只表達1~2個觀點或事實；

• 盡量使用簡練、精準(zhǔn)、通俗易懂的文字來闡述觀點；

• 文字排版等級鮮明，讓核心詞和關(guān)鍵詞一目了然；

• 比較講究幻燈片的視覺設(shè)計感，以增強閱讀趣味性；

• 做好母版設(shè)計，保持每頁幻燈片的統(tǒng)一性、節(jié)省時間。

2、演講型PPT

演講型PPT必須要配合演講者的解說才能最大發(fā)揮“傳播觀點”的價值，PPT僅作為演講輔助道具出現(xiàn)（是完全的配角），用于渲染故事和烘托情緒。因此制作者應(yīng)該注意頁面的簡潔美觀，只把重要信息在幻燈片中展示。同時可以做少量的動畫讓演講變得更生動。更青睞逼真度高的圖片和素材，以達到視覺上的震撼沖擊力。

跟閱讀型PPT不同，演講型PPT通常會這些場景中用到：個人分享、產(chǎn)品發(fā)布會、公眾演講、市場宣傳等。

演講型PPT非常看重情緒的渲染和共鳴，視覺上講究簡潔美觀有沖擊力，因此在制作的過程中，以下注意事項是我們必須知道的：

• 根據(jù)演講者的思維習(xí)慣梳理整體邏輯；

• 設(shè)計講究畫面素材與演講者的互動；

• 保證使用的圖片、素材與主題的契合度；

• 選擇逼真、清晰和有視覺沖擊力的素材；

• 根據(jù)演示環(huán)境設(shè)計PPT風(fēng)格和顏色；

• 畫面不要愛酷炫，以免喧賓奪主。

愿你成為那個辦公室里被羨慕的PPT高手。

作者公眾號：老泡OG（ID：laopaostrategy）