這有一份奧美《AE的日常基本動作》資料，廣告人你做到了嗎？
來源：創意營銷（ID：creative-marketing）
作者：槍槍
最近一直在收拾整理過去的資料文件，無意中翻到了2012年離開奧美時的箱子，里頭有一份奧美《AE的日常基本動作》。看著這一條條守則，回首當年做Intern，做AE時的日子，感覺一切都還歷歷在目。
其實做一名合格的AE，是有很大學問的。AE在廣告公司中的角色雖然處于最底部，但其作用不可小覷。我做AE時，我們的BD（事業總監）總跟我說，不是他給我安排工作，而是我給他安排工作。一名合格的AE，不僅要對外應付得了客戶和第三方vendor，還需要對內溝通各種流程問題，從創意部到財務部到行政部，每一個部門幾乎都需要打交道。
這份《AE的日常基本動作》對我個人的成長非常有幫助，建議每一個新入行的年輕廣告人，甚至是每一個加入職場的新人，都應該好好收藏，并仔細研讀。
一、與客戶開會
約會，并發會議通知，同時確認所有與會人員都收到會議通知無誤。
召集開會人員出門或至會議室，確認所有與會人員都準時到達并知道會議內容（如：討論之議題及當天會議流程等）。
如有3rd party與會，必須在出發前確認對方行程無誤。
準備會議中會用到或可能會用到之材料、資料（前次會議contact report/前次提案稿件/ estimate / working schedule)并確認會議室的設備符合會議要求（如在客戶端開會也應先行電話確認）。
客戶抵達前準備會議室、agenda（器材小check、紙筆準備），并在門口等候客戶，在開會前10分鐘若客戶尚未抵達，先行以電話確認客戶的狀態掌握客戶的行蹤，并同時再度提醒與會所有人員會議即將開始或被delay的確切時間。
客戶抵達后招呼茶水，如果會議時間安排在用餐時，應一并考慮是否準備點餐以利會議進行。
會議進行中做會議記錄。
會議進行中應付會場之不時之需，如：開關燈、加茶水……電腦或放映機位置的調整甚至冷暖氣的溫度控制……etc.
會議中盡量不要接手機，要用電話討論請至會議室外講。
會議后兩天之內經老板確認之后發出會議記錄（contact report）。
二、工作
聽取客戶之briefing，并確認工作的緊急程度。
消化訊息并與客戶澄清任何不明訊息，之后針對客戶需求及內部流程提出該項工作可行的working schedule。
收集所有必要訊息資料，撰寫工作卡／creative brief(由AM及業務主管和策略共同approve）工作卡由AM及業務主管過目approve。
Brief相關部門人員及主管，并請發工作卡／creative brief ，決定internal review及件日期（約客戶之寬容時間要考慮進去）。
工作到期日前數日起主動關心工作進度，并給予必要支援。
工作完成日取件，并與工作單check是否符合brief。
工作給業務主管過目，以決定是否需要修改，：
工作若無問題則約時間提給客戶（英文作業客戶―中文文案需翻譯成英文，并先給英文老師過目）。
三、檔案管理
完整保留所有作業相關書面檔案，并標明文件相關訊息（時間/project name...）并循已建立之檔案系統歸檔。
盡可能于電子檔外另行保留一份hard copy。
以明確的檔案／folder名稱進行電子檔存檔。
檔案名及路徑標明于文件頁首以便其余同仁能迅速地在公檔找到該份文件。
若同一個客戶有數個AE，請先對檔案管理達成共識（例如：歸檔順序、檔名等等需統一）。
四、文件書信撰寫
務必每天細讀所有相關email并做適當回復。
除非獲得直屬主管指示，所有文件／書信完成后均應由主管確認以確保作業品質。
善用spelling check等工具。
使用email交寄檔案前務必養成確認檔案正確與否再寄出的習慣。
撰寫email時需使用適當的信件標題，以及copy主管，team members與客戶端的團隊，讓雙方作業team溝通管道沒有斷層。
請注意收件人順序及需CC的人，若不確定請與主管確認。
發送email時可設定回函（receipt）功能以便掌握訊息是否被閱讀。
書寫商務信件時，請力求遣詞用字正式與得體。
重要信件必須留備份一一無從判斷時請詢問主管。
Email、轉真、快遞等寄出后，必須主動以電話確認對方已收到。
請隨時check email，并避免因沒填tmesheet而email被鎖住，請勿讓自己成為team中最后知道工作訊息的人。
五、時間管理
會議之前務必預留足夠時間準備，包含路程時間的計算/并提醒相關人員準時參加。
正式上班時間為9:00，除非前一天加班，與主管討論后可彈性修正上班時間。
每一個工作時程的時間點需要確實掌握，并需先與各相關單位同事確認此時間設定的可行性。
務必確實控制internal review的時間點一一以提案三天前reⅵew為最理想方式。
建議用things to do管理當天工作。
六、財務管理
控制工作成本，任何外發工作事先取得客戶同意估價
任何工作在成本發生前即應先提出估價單讓客戶先行確認，不得拖延到工作已進行或結束。客戶如有延遲簽回的情形，應立即向上級反應要求協助解決。
工作完成后結卡、結帳、出發票。
任何估價單及賬單送交客戶前需影印留底，客戶簽回后再丟棄，若客一周內未簽回，請予追蹤。
七、電話
手機請隨身攜帶。
打電話給客戶前先想清楚目的與可能的反應及適當的應對。
若與客戶以電話確認重要事項時，必須以call report的方式式與客戶確認。
八、服裝
請著正式上班穿著。
男：禮拜一到禮拜四避免穿牛仔褲與t-shirt，以襯衫及suit為佳。
女：禮拜一到禮拜四避免穿牛仔褲與t-shirt。
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